Kebijakan Ketepatan Waktu Federal untuk Kontrak Layanan Pemerintah

Pemerintah federal memiliki sejumlah program dan alat pendukung yang dirancang untuk membantu pemilik usaha kecil bersaing untuk mendapatkan kontrak layanan federal. Namun, begitu diberikan kontrak federal, persyaratan kepatuhan adalah sama terlepas dari ukuran bisnis atau layanan yang diberikannya. Kebijakan ketepatan waktu, yang berfokus pada metode manual dan elektronik, mengikuti pedoman yang ditetapkan dalam Peraturan Akuisisi Federal dan Standar Akuntansi Biaya.

Kebijakan Ketepatan Waktu Tertulis

Kontraktor layanan federal harus memiliki kebijakan ketepatan waktu tertulis yang menunjukkan bahwa praktik ketepatan waktu bisnis mematuhi persyaratan federal. Kebijakan tersebut harus secara jelas menjabarkan informasi terkait persiapan lembar waktu. Misalnya, jika seorang karyawan melakukan layanan di lebih dari satu lokasi di luar lokasi, karyawan tersebut memasukkan waktu saat pekerjaan yang sebenarnya dilakukan daripada pada awal dan akhir hari kerja. Kebijakan tersebut juga harus menjabarkan langkah-langkah untuk pelatihan lembar waktu karyawan baru. Akhirnya, kebijakan tertulis harus menjabarkan langkah-langkah yang diambil bisnis, seperti pemeriksaan lantai dan audit berkala, untuk memastikan bahwa waktu sesuai dengan persyaratan ketepatan waktu federal.

Prosedur Lembar Waktu

Terlepas dari meluasnya penggunaan sistem ketepatan waktu elektronik, pemerintah federal terutama mendasarkan persyaratan ketepatan waktu pada praktik manual. Praktik ketepatan waktu yang dapat diterima memengaruhi karyawan dan penyelia. Misalnya, karyawan harus secara pribadi mencatat waktu yang dihabiskan untuk suatu pekerjaan dengan tinta dan mencatat waktu aktual, bukan perkiraan waktu. Pengawas dan administrator tidak dapat mengisi lembar waktu untuk karyawan kecuali ada alasan bagus, seperti karyawan pergi lebih awal karena sakit atau cedera. Setiap karyawan bertanggung jawab atas kelengkapan dan akurasi lembar waktu, dan penyelia bertanggung jawab untuk menyetujui setiap lembar waktu sebelum mengirimkannya untuk pembayaran.

Kontrol Internal Elektronik

Persyaratan untuk bisnis yang menggunakan sistem ketepatan waktu elektronik fokus terutama pada kebijakan kontrol internal. Misalnya, kebijakan kata sandi yang aman dan sistem untuk memastikan bahwa hanya perubahan yang disetujui yang dimasukkan pada lembar waktu adalah wajib. Kontrol internal harus memastikan bahwa karyawan memasukkan jam kerja yang tepat setiap hari. Log sistem lembar waktu elektronik harus menghasilkan jejak audit terperinci. Ini karena selama audit, auditor pemerintah perlu memverifikasi siapa yang memiliki akses ke lembar waktu karyawan, serta alasannya.

Ketidakpatuhan dan Penipuan

Ketentuan dalam Undang-Undang Klaim Palsu menguraikan hukuman untuk penipuan dan / atau kegagalan untuk mematuhi kebijakan time sheet. Selain bisnis Anda menghadapi diskualifikasi dari semua penghargaan kontrak layanan hingga tiga tahun, baik bisnis dan karyawan Anda menghadapi tuntutan pidana potensial. Di bawah ketentuan Undang-Undang Klaim Palsu, pemerintah memiliki hak untuk memulai proses sipil untuk memulihkan kerusakan. Sanksi potensial termasuk denda, hukuman penjara dan kerusakan hingga tiga kali lipat klaim palsu atau penipuan.