Kelemahan Menggunakan Perangkat Lunak Akuntansi

Hampir setiap artikel atau laporan yang Anda baca hari ini berbicara tentang keuntungan dan kadang-kadang kebutuhan pemilik bisnis untuk memasukkan teknologi ke dalam setiap aspek bisnis mereka. Tetapi paket perangkat lunak akuntansi tidak selalu merupakan ide terbaik untuk setiap bisnis kecil. Jika Anda wiraswasta atau memiliki bisnis kecil, Anda harus mempertimbangkan sisi negatifnya dengan menggunakan perangkat lunak akuntansi serta keuntungan yang diperoleh.

Biaya

Meskipun beberapa paket akuntansi usaha kecil diberi harga yang wajar, biaya perangkat lunak bukan satu-satunya biaya menggunakan perangkat lunak. Perangkat lunak akuntansi memerlukan standar minimum untuk penggunaan komputer dalam hal RAM, kecepatan prosesor, dan memori hard drive. Membuat cadangan data akuntansi Anda mungkin juga membutuhkan lebih banyak ruang penyimpanan daripada spreadsheet Excel, yang mudah disalin ke flash drive. Dukungan teknis untuk perangkat lunak ini mungkin memerlukan biaya tambahan, dan Anda dapat dikenakan biaya lisensi tahunan untuk menerima peningkatan. Jika Anda tidak terampil dalam instalasi perangkat lunak atau pengaturan akuntansi, Anda juga dapat dikenai biaya untuk menyewa konsultan untuk melakukan tugas-tugas tersebut untuk Anda.

Kesulitan

Beberapa paket perangkat lunak akuntansi dirancang khusus untuk non-akuntan, tetapi Anda masih akan mengalami kurva belajar saat mengonversi ke paket perangkat lunak apa pun. Jika Anda belum pernah menggunakan perangkat lunak akuntansi sebelumnya, mempelajari istilah-istilah akuntansi, tata letak dan menentukan pengaturan yang tepat mungkin lebih sulit daripada manfaat yang diterima dari menggunakan perangkat lunak. Menjalankan bisnis Anda sendiri sudah disertai dengan tekanan dan kejengkelan yang cukup. Anda tidak harus menambahkan tekanan belajar perangkat lunak akuntansi ke dalam campuran kecuali jika benar-benar diperlukan atau keuntungan dari menggunakan perangkat lunak melebihi kerugiannya.

Waktu

Memproses pengeluaran dan faktur dalam perangkat lunak akuntansi biasanya akan memakan waktu lebih dari sekadar mencatat pengeluaran pada buku besar atau perangkat lunak lembar bentang dan membuat faktur tulisan tangan atau faktur berbasis lembar bentang. Jika menggunakan komputer bukan bagian besar dari rutinitas harian Anda, waktu yang dibutuhkan untuk memproses data keuangan harian dasar mungkin lebih besar daripada manfaat apa pun yang diperoleh dari perangkat lunak.

Pemeliharaan

Mempertahankan perangkat lunak akuntansi tidak hanya mencakup melakukan peningkatan pada paket perangkat lunak akuntansi, tetapi juga memelihara dan meningkatkan semua peralatan yang diperlukan untuk memanfaatkan perangkat lunak akuntansi karena versi baru dapat memerlukan peralatan yang ditingkatkan. Peralatan itu sering termasuk PC atau laptop, monitor, printer, koneksi dan modem internet, drive cadangan, dan sistem operasi. Jika Anda tidak ingin menghabiskan waktu dan uang untuk menjaga peralatan Anda sesuai dengan perangkat lunak akuntansi, yang terbaik adalah tetap berpegang pada spreadsheet atau akuntansi buku besar.