Tantangan Komunikasi Email Bisnis

Manajer bisnis hari ini secara teratur berkomunikasi dengan karyawan, pelanggan, dan pemangku kepentingan lainnya melalui email. Sementara komunikasi email cepat dan dapat dikirim dari PC, telepon, atau perangkat seluler lainnya dengan mudah, manajer mencela email untuk menghadapi tantangan-tantangan yang ditimbulkan oleh medium dalam perusahaan besar dan kecil.

Efek

Mengirim pesan email tidak seperti mengirim amplop tertutup melalui layanan pos. Komunikasi di atas kertas jauh lebih kecil kemungkinannya untuk dibaca oleh seseorang yang pesannya tidak dimaksudkan. Ini tidak benar dengan email, yang dapat diteruskan oleh penerima kepada siapa pun yang dia pilih. Tantangan bagi setiap pebisnis adalah berpikir dengan jernih tentang isi pesan email yang akan ia kirim dan konsekuensi yang tidak diinginkan dari informasi yang berakhir di kotak yang salah.

Jangka waktu

Terkadang pesan email tersumbat di "sistem" dan tidak terkirim selama berjam-jam atau kadang-kadang bahkan berhari-hari sejak dikirim. Anda mengharapkan pengiriman yang hampir instan, tetapi itu tidak selalu terjadi. Cap tanggal dan waktu yang akurat dapat meringankan sebagian masalah ini. Tetapi penting juga untuk mempertimbangkan zona waktu apa yang digunakan server email dan seberapa bodoh mekanisme pengirimannya.

Pertimbangan

Email dirancang untuk meningkatkan komunikasi dengan membuatnya lebih cepat dan lebih tepat sasaran. Tetapi mencetak pesan email pada printer perusahaan mengalahkan tujuan ini. Kantor "tanpa kertas" sangat jauh jika terlalu banyak karyawan bersikeras menyimpan file kertas dari semua pesan email yang mereka kirim atau terima.

Peringatan

Email telah membuatnya menjadi malas. Meskipun ada efisiensi yang jelas diperoleh dengan menggunakan email, pastikan tim penjualan Anda tidak menggunakan email sebagai penopang. Tidak ada yang seperti pertemuan tatap muka hangat untuk menutup penjualan atau melakukan penawaran yang menarik kepada calon pelanggan.

Wawasan Ahli

Sama seperti orang penjualan harus secara pribadi di depan pelanggan, manajer juga harus secara pribadi berhubungan dengan karyawan, catatan Shawn Smith dari Next Level Consulting, seorang konsultan yang berbasis di New York untuk mengembangkan bisnis. Terlalu mudah bagi para manajer untuk duduk di kantor tertutup dan mengirimkan surel kepada karyawan tanpa berbicara langsung dengan mereka. Bahkan komunikasi email yang paling ringkas akan memerlukan klarifikasi oleh beberapa karyawan.