Tentang Teknik Kontrol Internal yang Efektif dalam Bisnis

Bisnis apa pun yang mempekerjakan karyawan memiliki risiko aktivitas penipuan. Jika tidak diawasi, penipuan dapat memiliki dampak negatif besar pada keuntungan bisnis Anda. Dalam beberapa kasus, karyawan tepercaya yang memiliki akses mudah ke keuangan bisnis dapat menyalahgunakan wewenangnya dengan mencuri dana perusahaan. Berbagai teknik kontrol internal dapat membantu mencegah ketidaktepatan.

Segregasi Peran

Menurut Asosiasi Nasional Riset Veteran dan Yayasan Pendidikan, salah satu masalah pengendalian internal terpenting dalam keuangan bisnis adalah segmentasi peran. Kapan pun memungkinkan, sebarkan fungsi-fungsi seperti pembukuan, kontrol inventaris, dan manajemen penggajian di antara beberapa karyawan alih-alih menugaskan mereka ke satu individu. Jika bisnis Anda hanya memiliki segelintir karyawan, Anda mungkin harus sangat terlibat dalam bidang-bidang ini sendiri.

Kode etik

Jika Anda belum memilikinya, kembangkan Kode Etik tertulis untuk memastikan bahwa karyawan Anda mengetahui batasan-batasan apa yang dianggap sebagai perilaku yang dapat diterima, dan pastikan untuk menegakkannya ketika diperlukan. Misalnya, kode Anda dapat merinci aktivitas yang dapat dianggap berbahaya bagi bisnis Anda, seperti berbagi informasi istimewa dengan pelanggan atau pesaing. Kode Anda juga harus menjelaskan bahwa karyawan Anda memiliki tanggung jawab untuk melaporkan tindakan tidak etis yang dilakukan oleh karyawan lain.

Penanganan Uang

Terapkan prosedur yang jelas untuk penanganan dana. Jika karyawan memiliki akses ke buku cek perusahaan, pastikan buku itu disimpan di brankas terkunci saat tidak digunakan. Batasi akses karyawan ke kas kecil dan terapkan sistem kupon untuk menjelaskan penggunaannya. Pastikan bahwa semua cek didokumentasikan dengan mencatat nomor cek serta alasan ditulisnya.

Surat

Jika bisnis Anda sangat kecil, praktikkan membuka surat bisnis Anda sendiri untuk menghindari kemungkinan cek pelanggan atau dana lainnya menghilang secara misterius. Jika Anda mendelegasikan tugas ini, mintalah dua atau lebih karyawan membuka surat secara bersamaan sebagai jenis sistem pemantauan.

Pemeriksaan Silang

Pertimbangkan untuk menginstal sistem pemeriksaan silang untuk memastikan bahwa semua prosedur dilakukan dengan benar dan etis. Misalnya, karyawan Anda yang mengelola inventaris Anda dapat secara acak memeriksa pekerjaan karyawan penggajian Anda untuk mencari ketidakwajaran. Jenis sistem ini juga akan mencegah karyawan terlibat dalam kegiatan penipuan.