Cara Menulis Laporan Perjalanan Bisnis

Saat menulis laporan tentang perjalanan bisnis Anda, tekankan betapa itu adalah investasi yang baik bagi perusahaan untuk mengirimi Anda. Ini akan membantu meyakinkan para manajer bahwa perjalanan di masa depan juga akan menghabiskan banyak uang. Membuat laporan tentang perjalanan Anda ke seminar, konferensi, atau pameran dagang harus fokus pada menunjukkan pengembalian investasi perusahaan.

Format Laporan Perjalanan

Kecuali jika Anda menulis laporan formal yang panjang, lewati halaman sampul dan isi serta ringkasan eksekutif. Gunakan format memo jika dokumen hanya akan memiliki beberapa halaman, dan gunakan judul yang mencantumkan tanggal, topik laporan, nama Anda dan siapa yang menerimanya. Gunakan kepala bagian untuk mengatur laporan, seperti Tujuan Perjalanan, Tinjauan Umum, Manfaat, Biaya dan Ringkasan.

Pengantar dan Ikhtisar

Mulai laporan dengan ikhtisar yang menyatakan fakta tetapi tidak memberikan dukungan atau detail. Biarkan pembaca tahu apa perjalanan itu, mengapa Anda dikirim dan hasil yang diharapkan. Misalnya, Anda dapat menulis bahwa Anda pergi ke pameran dagang di California untuk bertemu dengan klien penting, mencari pelanggan baru, dan melihat persaingan. Anda dapat menulis bahwa Anda menghadiri lokakarya bisnis untuk mempelajari praktik sumber daya manusia baru untuk membantu Anda merekrut karyawan yang lebih baik, mengurangi turnover dan mengembangkan paket manfaat yang lebih baik.

Badan Laporan

Jelaskan apa yang terjadi di acara tersebut dalam hal bagaimana atau jika Anda memenuhi tujuan untuk pergi ke sana. Jangan takut untuk memberi tahu atasan Anda segala harapan yang kurang - jika Anda tidak, dan dia bertanya nanti, Anda mungkin terlihat sengaja meninggalkan informasi ini dari laporan. Misalnya, jika Anda pergi ke pameran dagang dan tidak dapat bertemu dengan klien baru yang menjanjikan, Anda mungkin telah memperkuat hubungan dengan pelanggan lama dan mempelajari informasi baru tentang pesaing, yang dapat mengarah pada lebih banyak bisnis atau ide produk yang lebih baik.

Berikan contoh spesifik peristiwa yang relevan dengan tujuan Anda atau apa pun yang terjadi yang akan menguntungkan perusahaan Anda. Daripada mendaftar manfaat pribadi yang Anda dapatkan dari perjalanan, seperti meningkatkan pengetahuan Anda tentang perangkat lunak tertentu, bahas bagaimana manfaat itu akan membantu perusahaan - misalnya dengan mengurangi kebutuhan perusahaan untuk merekrut vendor luar sekarang setelah Anda memiliki keterampilan ini.

Ringkaslah Sorotan Perjalanan

Gunakan ringkasan untuk merangkum hal-hal penting dari perjalanan, termasuk manfaat yang diharapkan, baik Anda mendapatkannya atau tidak, total biaya perjalanan, setiap manfaat finansial yang diharapkan untuk perusahaan dan rekomendasi Anda untuk masa depan. Semakin spesifik Anda tentang manfaat perjalanan Anda, semakin mudah bagi atasan Anda untuk menghitung pengembalian investasi mereka.

Lampirkan Laporan Biaya Anda

Pertimbangkan untuk melampirkan laporan pengeluaran Anda ke dokumen, daripada mendaftar detail dalam dokumen. Sertakan total biaya perjalanan dalam dokumen Anda, tetapi simpan detailnya, seperti tiket pesawat, penginapan, makanan, tip, parkir, dan biaya perjalanan lainnya untuk laporan pengeluaran.