Cara Menulis Surat Koleksi Bisnis

Surat koleksi bisnis biasanya menyesuaikan nada mereka dengan jumlah waktu faktur menunggak. Sementara tujuan utama dari surat penagihan adalah untuk membujuk pelanggan untuk mengirimkan pembayaran, proses penagihan tidak boleh membahayakan hubungan bisnis. Perusahaan dapat menggunakan surat penagihan sebagai satu-satunya alat komunikasi ketika mereka berupaya mengumpulkan faktur jatuh tempo yang lalu. Beberapa mungkin menggunakannya sebagai suplemen untuk panggilan pengumpulan.

Nada

Agen penagihan harus menulis surat dengan nada yang tegas dan penuh perhatian, mengingatkan pelanggan tentang jumlah yang telah lewat jatuh tempo dan bahwa bisnis akan menghargai pembayaran yang cepat. Misalnya, surat penagihan untuk utang yang telah jatuh tempo 30 hari mungkin dimulai dengan menyatakan, "Kami belum menerima pembayaran dan akan mendorong Anda untuk mengirimkannya sesegera mungkin untuk mempertahankan hak istimewa kredit Anda."

Konten

Isi surat penagihan bisnis apa pun biasanya menyatakan sifat keluhan dan langkah-langkah yang perlu dilakukan penerima untuk menyelesaikannya. Misalnya, surat hutang yang jatuh tempo 60 hari mungkin menyatakan: "Kami masih belum menerima pembayaran untuk Faktur # 19 tanggal 2 Januari 2012. Pada tanggal 2 Maret, kami mengirim pengingat masa lalu tetapi belum menerima kabar dari Anda. Silakan hubungi kantor kami sesegera mungkin untuk mengatur pembayaran. "

Konsekuensi

Surat penagihan bisnis yang merupakan pemberitahuan terakhir biasanya akan memberi tahu pelanggan bahwa utangnya akan dirujuk ke agen penagihan setelah tanggal tertentu. Dalam beberapa keadaan, pemberitahuan akhir juga dapat menyatakan bahwa perusahaan akan mengajukan tindakan hukum atau mengambil alih properti yang belum dibayar. Pemberitahuan akhir biasanya terjadi dengan utang yang jatuh tempo 90 hari atau lebih. Misalnya, surat penagihan akhir untuk pembayaran furnitur mungkin menyatakan, "Kecuali jika pembayaran penuh diterima dalam waktu dua minggu sejak tanggal surat ini, kami akan dipaksa untuk mengambil kembali properti itu."

Negosiasi pembayaran

Surat penagihan bisnis yang berupaya menjaga kesejahteraan hubungan antara pedagang dan pelanggan dapat menawarkan rencana pembayaran yang direvisi. Misalnya, perusahaan dapat menawarkan pembayaran sebagian kepada pelanggan yang telah lewat jatuh tempo 30 hari. Surat penagihan dapat menyatakan, "Kami menyadari bahwa Anda mungkin mengalami kesulitan keuangan. Silakan hubungi kami sesegera mungkin untuk membuat perjanjian pembayaran alternatif."