Cara Menulis Laporan Kemajuan Staf Akuntansi

Manajer akuntansi mudah menempatkan laporan kemajuan staf di back burner. Laporan kemajuan seringkali menjadi prioritas rendah selama musim sibuk dan dapat menjadi kegiatan yang tidak nyaman bagi manajer dan karyawan. Namun, laporan kemajuan umumnya meningkatkan moral dan menghidupkan kembali karyawan dengan etos kerja yang memudar. Laporan kemajuan dapat ditulis setiap dua minggu, setiap bulan atau tiga bulan sekali dan tidak perlu lebih dari satu jam untuk diselesaikan.

Kembangkan Laporan

Meskipun staf akuntansi Anda mungkin memiliki tugas yang berbeda-beda, buatlah templat laporan kemajuan terstandarisasi. Template standar membantu manajer mengevaluasi karyawan secara adil dan dapat melindungi perusahaan dari tanggung jawab hukum. Tidak layak untuk membahas setiap aspek kinerja karyawan dalam sebuah laporan, jadi fokuslah pada fungsi kinerja yang paling penting. Keterampilan kerja, kualitas kerja, sikap dan hubungan kerja adalah contoh area kinerja kritis yang hampir universal untuk semua karyawan. Laporan kemajuan untuk pengawas akuntansi juga harus mencakup bidang-bidang seperti pembangunan tim, resolusi konflik dan keterampilan motivasi.

Buat Indikator Kinerja

Buat indikator yang terukur untuk mengevaluasi kinerja karyawan di setiap bidang. Kadang-kadang bisa bermanfaat untuk memasukkan narasi, tetapi lebih mudah untuk mengukur kemajuan jika indikatornya ditetapkan dan distandarisasi. Sebagai contoh, seorang petugas piutang dapat memproses cek masuk dan pembayaran kartu kredit dari pelanggan. Indikator terukur dapat berupa jumlah transaksi yang diproses dan tingkat kesalahan dalam buku besar pembantu. Beberapa area kinerja - hubungan kerja - lebih subjektif dan tidak sepenuhnya dicakup oleh indikator konkret. Untuk area kinerja ini, yang terbaik adalah mengutip contoh-contoh pekerjaan yang konkret daripada berusaha menggambarkan sikap karyawan.

Berikan umpan balik

Umpan balik tentang laporan kemajuan bisa menjadi bidang yang tidak nyaman tetapi mungkin yang paling penting. Hindari umpan balik yang terlalu ditekankan di bidang-bidang tertentu. Banyak manajer cenderung menulis umpan balik positif atau negatif sebesar-besarnya tergantung pada kesan keseluruhan karyawan. Alih-alih, atasi setiap area kinerja dengan bobot yang sama untuk memberi karyawan penilaian yang seimbang atas pekerjaan mereka. Izinkan bagian dari laporan kemajuan di mana karyawan dapat menulis penilaian sendiri tentang bagaimana perasaan mereka selama periode waktu tersebut.

Tetapkan Tujuan Baru

Menetapkan tujuan dan standar baru harus menjadi proses interaktif dengan masukan dari manajer dan karyawan. Karyawan cenderung lebih termotivasi ketika mereka merasa memiliki atas arahan dan kemajuan karier mereka. Selain menetapkan metrik kinerja standar, manajer harus bertanya kepada karyawan keterampilan dan pengetahuan apa yang ingin mereka tingkatkan. Akuntansi adalah bidang yang bervariasi dan staf akuntansi biasanya dapat bergerak ke beberapa arah yang berbeda. Sebagai contoh, seorang akuntan staf mungkin ingin belajar lebih banyak tentang proses penganggaran atau ingin mengambil bagian dalam mengisi SPT tahunan. Setelah sasaran individu ditetapkan, dokumentasikan dalam laporan kemajuan dan buat garis waktu untuk memenuhinya.