Undang-Undang Privasi Tempat Kerja tentang Nomor Jaminan Sosial

Kode Negara Bisnis dan Perdagangan Texas menjabarkan beberapa batasan dalam menggunakan nomor jaminan sosial karyawan dan pelanggan. Menggunakan Nomor Jaminan Sosial untuk informasi pajak karyawan dan pemeriksaan latar belakang, dan transaksi tertentu berada dalam hukum. Kebijakan privasi diperlukan ketika mengumpulkan Nomor Jaminan Sosial, dan harus menguraikan perlindungan yang harus dipenuhi oleh perusahaan secara hukum untuk melindungi nomor tersebut.

Penggunaan umum

Beberapa pembatasan berlaku pada penggunaan Nomor Jaminan Sosial untuk majikan. Di bawah hukum Texas, adalah ilegal untuk menampilkan Nomor Jaminan Sosial atau membuatnya tersedia untuk umum. Ini juga termasuk memerlukan Nomor Jaminan Sosial pada kartu atau dokumen yang diperlukan untuk produk atau layanan. Suatu bisnis dapat meminta Nomor Jaminan Sosial untuk transaksi tertentu, tetapi orang tersebut harus setuju dan menandatangani kebijakan privasi. Kebijakan itu harus menjelaskan bagaimana informasi dikumpulkan, digunakan, dilindungi, dan pada akhirnya dihancurkan. Itu juga harus mendaftar siapa yang memiliki akses ke informasi.

Penggunaan Internet

Mengirim Nomor Jaminan Sosial melalui Internet diperbolehkan dalam kondisi tertentu. Suatu bisnis mungkin tidak mengharuskan siapa pun untuk mengirim Nomor Jaminan Sosial mereka melalui Internet kecuali jika sambungannya aman dan nomor tersebut dienkripsi. Bisnis juga mungkin tidak memerlukan Nomor Jaminan Sosial untuk mengakses situs web kecuali ada kata sandi atau pengenal pribadi untuk keamanan.

Penggunaan Surat

Pada umumnya hukum di Texas berlaku ilegal untuk mengirim surat apa pun yang menghubungi Nomor Jaminan Sosial. Satu pengecualian utama ketika undang-undang negara bagian atau federal mewajibkan materi berisi Nomor Jaminan Sosial. Pengecualian lain dibuat untuk aplikasi tertentu atau proses pendaftaran, penghentian akun atau kontrak dan konfirmasi Nomor Jaminan Sosial.

Identifikasi

Suatu bisnis dapat mengumpulkan Nomor Jaminan Sosial dari pelanggan untuk tujuan identifikasi selama transaksi tertentu atau pengembalian barang dagangan. Nomor Jaminan Sosial hanya dapat digunakan untuk mengidentifikasi seseorang atau mencegah transaksi penipuan. Bisnis tidak boleh mengungkapkan nomor kepada siapa pun yang tidak terlibat dalam transaksi awal, dan harus dihancurkan enam bulan setelah tanggal penjualan.

Pertimbangan

Perbedaan dalam aturan privasi Jaminan Sosial dan kebijakan privasi berlaku untuk industri tertentu. Mereka yang bekerja di bidang pendidikan, industri kesehatan, asuransi dan keuangan terikat oleh aturan yang berbeda.