Cara Menulis Agenda Berbasis Masalah

Agenda berbasis masalah adalah alat yang berguna yang membantu Anda menjaga pertemuan tetap pada jalurnya dan memastikan bahwa semua hal penting dihadiri ketika kelompok Anda sedang berkumpul. Menciptakannya membutuhkan identifikasi masalah yang signifikan, memprioritaskannya dan menentukan mode tindakan yang diperlukan untuk masing-masingnya. Rapat dilakukan sesuai dengan agenda berbasis isu yang bergerak lebih efisien dan efektif. Berikut adalah langkah-langkah yang dapat Anda gunakan untuk menulis agenda berbasis masalah.

Tentukan Masalah untuk Pertemuan Anda

Identifikasi masalah yang harus didiskusikan kelompok atau organisasi Anda selama pertemuan. Brainstorm mendesak masalah yang sedang Anda hadapi, seperti masalah anggaran, kontrak tanah / kontrak, posisi personil, pemasaran atau hal-hal penting lainnya dari diskusi. Diskusikan ide topik dengan rekan kerja. Berkonsultasi dengan kalender dapat membantu Anda menunjuk masalah yang berkaitan dengan acara atau tenggat waktu mendatang. Tinjau risalah dari pertemuan sebelumnya untuk mengatasi masalah yang belum selesai atau diajukan dari masa lalu.

Atur Masalah Berdasarkan Ketepatan Waktu atau Pentingnya

Menetapkan prioritas untuk semua masalah yang diidentifikasi. Anda dapat memilih untuk memecahnya sesuai dengan tenggat waktu atau jangka waktu mereka. Banyak masalah harus diatasi pada tanggal tertentu untuk mengambil tindakan terhadapnya. Masalah lain mungkin diprioritaskan pada agenda berdasarkan kepentingannya. Barang-barang penting seperti anggaran, perbaikan atau pembelian sering kali harus dimasukkan dalam agenda karena kebutuhan lebih cepat daripada nanti. Item yang paling penting, apakah berdasarkan waktu atau signifikansi, harus ditempatkan pertama pada agenda Anda; item yang kurang penting dapat muncul di bagian bawah agenda.

Identifikasi Tindakan yang Diperlukan untuk Masalah

Berikan tindakan yang diperlukan untuk setiap masalah. Dewan atau peserta rapat Anda mungkin tidak tahu apa yang harus dilakukan untuk bertindak berdasarkan agenda. Kadang-kadang, mosi untuk penyelidikan lebih lanjut diperlukan. Banyak barang membutuhkan mosi yang disetujui mayoritas untuk bergerak maju dengan pembelian, perekrutan pegawai, atau keputusan penting lainnya. Contoh lain memerlukan resolusi untuk memberikan dukungan untuk masalah ini. Agenda lain tidak memerlukan tindakan selain tindakan memberikan informasi kepada mereka yang menghadiri pertemuan. Persyaratan tindakan adalah bagian integral dari agenda berbasis masalah apa pun.

Jadwalkan Waktu untuk Mendiskusikan Item-item Non-Agenda

Masukkan waktu untuk diskusi forum terbuka ketika topik baru dapat diatasi atau diidentifikasi untuk pemeriksaan lebih lanjut. Sementara detail mendesak dapat dimasukkan dalam agenda berbasis masalah, anggota dewan atau peserta rapat mungkin mengetahui atau memilih untuk membahas topik tambahan yang penting bagi bisnis yang dilakukan oleh grup atau organisasi Anda. Tanpa waktu yang ditentukan dalam agenda Anda untuk membahas topik tambahan, Anda menghambat kemampuan grup Anda untuk secara efektif menangani hal-hal penting yang mendesak dan penting. Peluang forum terbuka sangat penting untuk memfungsikan agenda Anda.