Contoh Kontinuitas dalam Rencana Operasi

Ketika Anda memiliki bisnis, tidak cukup hanya menjalankan perusahaan dengan baik dan membangun basis pelanggan. Anda juga harus merencanakan kemungkinan gangguan bisnis karena peristiwa yang tidak terduga seperti bencana alam. Banyak bisnis membuat kesalahan dengan gagal mengembangkan Rencana Operasi Kontinuitas (COOP). Untuk pemilik bisnis yang dipersiapkan, COOP dapat menjadi investasi tunggal terbaik di masa depan Anda.

Kelanjutan Operasi

Semua bisnis memiliki persyaratan yang sangat penting untuk fungsinya. Anda mungkin memiliki printer yang dikontrak untuk membuat tiket, atau peralatan khusus yang Anda tidak dapat melakukan bisnis tanpanya. Jika Anda kehilangan peralatan atau pemasok Anda dalam bencana, bagaimana Anda akan menggantinya? Jika pemasok Anda berada di luar kota, apakah nomor teleponnya hanya dicatat di tempat kerja? Dapatkah Anda beroperasi jika catatan pelanggan Anda hilang karena banjir, atau jika hanya disimpan di hard drive komputer Anda yang baru saja digoreng? KOPERASI memaksa Anda untuk berpikir analitis tentang bisnis Anda, mengidentifikasi sumber daya kritis, personel, dan kelemahannya, kemudian menyusun kontinjensi dan memasukkannya ke dalam rencana.

Analisis Dampak Bisnis

Tugas pertama dalam mengembangkan COOP adalah melakukan Analisis Dampak Bisnis (BIA). BIA mengurangi bisnis Anda menjadi fungsi intinya dan membantu Anda mengidentifikasi struktur paling mendasar yang Anda perlukan untuk terus beroperasi. Anda melihat fungsi bisnis Anda berdasarkan fungsi untuk menentukan fungsi mana yang paling kritis dan harus terus berlanjut agar bisnis Anda selamat dari bencana. Mempertimbangkan dampak finansial dan operasional; pemrosesan pesanan dan distribusi, misalnya. Identifikasi personel, sumber daya, peralatan, dan sistem yang diperlukan untuk bertahan hidup hanya dengan layanan penting, dan tentukan kapan layanan yang tidak ada akan berdampak buruk bagi Anda.

Risiko

Identifikasi potensi risiko pada organisasi Anda untuk menentukan rencana kontingensi terbaik untuk aset yang terpengaruh. Jika Anda menentukan bahwa jumlah minimum pegawai kantor yang Anda butuhkan adalah 50, misalnya, cari lokasi alternatif yang cocok dengan 50 pekerja dan pastikan itu akan tersedia. Jika Anda memiliki peralatan khusus di halaman terbuka yang rentan terhadap tornado, tentukan jumlah minimum mesin yang harus Anda miliki untuk menghindari gangguan, dan temukan lokasi alternatif untuk menyimpan peralatan itu selama musim tornado. Jangan berpikir Anda berlebihan dalam skenario terburuk Anda. Tapi jangan rencanakan badai jika daerah Anda hanya menerima badai salju.

Kegembiraan

Ketika Anda melihat bisnis ini dengan cermat, Anda akan mengidentifikasi kelemahan yang mudah diperbaiki yang akan membuat pemulihan lebih mungkin terjadi. Misalnya, jika Anda memiliki fungsi kritis yang hanya dapat dilakukan oleh satu orang, latihlah orang lain jika orang yang berpengalaman tidak tersedia selama bencana. Jika Anda melakukan semua tugas penting di satu lokasi, pertimbangkan untuk mendesentralisasikannya, sehingga semua fungsi penting tidak terlalu terkonsentrasi. Pastikan Anda mencadangkan data penting Anda setiap malam, memastikan barang-barang yang Anda identifikasi penting disertakan, dan memindahkan salinan ke lokasi yang terpisah.