Penggunaan Email dalam Komunikasi Bisnis

Ketika datang untuk melakukan bisnis, email adalah raja komunikasi - tetapi itu tidak berarti itu sesuai dalam setiap bentuk dan dalam setiap situasi. Email yang halus dan ditulis dengan baik mengatakan banyak tentang gaya kerja Anda, sementara komunikasi yang ditulis dengan buruk dan tidak jelas dapat menyebabkan kebingungan dan masalah yang menyebabkan hilangnya waktu dan produktivitas. Lebih buruk lagi, itu bisa merusak reputasi Anda.

Apakah Email Sesuai?

Bagian dari menggunakan email secara efektif dalam pengaturan bisnis termasuk mengetahui kapan waktu yang tepat untuk mengirim email dan kapan tidak. Sebelum Anda mulai menulis, pertimbangkan apakah diskusi tatap muka atau panggilan telepon akan lebih mudah dalam jangka panjang. Anda mungkin ingin memilih salah satu dari opsi-opsi itu jika pesan Anda panjang dan rumit, jika informasi yang diberikan bersifat rahasia, atau jika nada email Anda dapat dengan mudah disalahpahami.

Garis Subjek yang Efektif

Baris subjek dari email terasa seperti sekali pakai, namun tidak seperti itu. Baris subjek harus spesifik, terutama jika merujuk pada tanggal pertemuan atau tenggat waktu. Baris subjek satu kata, seperti "FYI" atau "Pertanyaan, " tidak menyampaikan apa yang Anda butuhkan atau ketika Anda membutuhkannya. Buat sespesifik mungkin - pikirkan saja berapa banyak email yang didapat seseorang dalam sehari. Anda ingin memastikan penerima melihat baris subjek Anda dan memahami bahwa itu adalah email yang membutuhkan perhatian segera.

Bersikap Singkat

Jika Anda memiliki pesan yang sangat panjang untuk disampaikan kepada penerima email Anda, pertimbangkan panggilan telepon. Kalau tidak, tetap pada intinya. Itu termasuk menjaga agar kalimat Anda singkat dan mudah dipahami. Catatan: Hanya karena Anda ingin menjadi singkat bukan berarti Anda harus menggunakan istilah umum, seperti "bc" untuk "karena" atau "U" untuk "Anda." Jadilah profesional, dan ucapkan semua kata dengan tepat.

Strike the Proper Tone

Sangat mudah untuk salah mengartikan nada email - pikirkan saja saat Anda berpikir seseorang menyiratkan sesuatu yang sedikit kasar, tetapi mereka benar-benar tidak bermaksud apa-apa dengan itu. Dalam komunikasi bisnis, tetaplah formal, meskipun Anda memiliki hubungan pribadi dengan orang tersebut. Keliru di sisi bersikap sopan, menggunakan tanda baca yang tepat dan, dalam banyak kasus, melewatkan emoji.

Jika Anda frustrasi atau marah setelah menerima email, luangkan waktu sebelum Anda merespons. Saat Anda bereaksi secara negatif, nada itu dapat terdengar - dan itu bisa menyebabkan masalah di telepon. Jangan menggunakan huruf kapital semua dalam komunikasi bisnis, karena itu muncul seolah-olah Anda berteriak dengan cara yang tidak profesional.

Sebagai Penerima

Penggunaan email yang benar sebagai komunikasi bisnis tidak diturunkan hanya kepada pengirim. Saat memeriksa email bisnis Anda, lakukan bagian Anda untuk berkomunikasi secara efektif. Jangan biarkan pengirim tergantung; bahkan jika Anda tidak dapat menulis balasan panjang ke email, setidaknya catat sebuah catatan yang membuat pengirim tahu Anda telah menerimanya dan Anda berencana untuk segera merespons.

Pesan Populer