Ketidakhadiran dan Hukum Ketenagakerjaan yang Tidak Terduga
Ketidakhadiran karyawan bisa mahal, terutama jika Anda perlu merekrut pekerja sementara atau membayar lembur kepada anggota staf lain untuk memastikan kepegawaian yang cukup untuk bisnis Anda. Absen jatuh ke dalam tiga kategori: diizinkan (disetujui sebelumnya oleh pengawas); tidak diekspresikan (tidak disetujui sebelumnya) dan tidak ada kesalahan (yang tidak diklasifikasikan). Absen yang absen dan tidak bersalah umumnya dianggap sebagai biaya dalam menjalankan bisnis, tetapi mengendalikan biaya dari ketidakhadiran yang tidak ada alasannya adalah vital bagi bisnis kecil. Memahami hukum yang terkait dengan absensi dapat membantu bisnis Anda mengendalikan biaya sambil menghindari jebakan hukum.
Karyawan yang Dikecualikan dan Tidak Dikecualikan
Undang-undang tentang pembayaran selama absen berlaku berbeda untuk karyawan yang dikecualikan dan yang tidak dikecualikan. Sebagian besar karyawan, yang dikategorikan sebagai tidak ada yang dibebaskan, dicakup oleh peraturan upah dan jam kerja Fair Labor Standards Act dan dapat merapat untuk semua waktu yang terlewatkan dari pekerjaan. Karyawan yang dikecualikan dibebaskan dari aturan FLSA; pengecualian paling umum adalah untuk karyawan administrasi, eksekutif dan profesional kerah putih, profesional TI dan staf penjualan luar.
Jika seorang karyawan yang dikecualikan telah bekerja kapan saja selama minggu pembayaran, gajinya tidak dapat di-dock tanpa risiko kehilangan status bebasnya. Kehilangan status bebas berarti Anda harus membayar 1 1/2 kali tarifnya untuk setiap jam ia telah bekerja di luar 40 secara surut dan terus maju. Namun, kebijakan tertulis yang menentukan jumlah hari sakit atau pribadi tertentu akan memungkinkan Anda untuk menghitung hari yang terlewat terhadap angka ini; jika karyawan yang dikecualikan melebihi angka itu, Anda dapat membayar gaji dan, kecuali jika karyawan tersebut memenuhi kriteria lain, mengambil tindakan disipliner.
Penyakit, Kecacatan dan Cidera
Dua undang-undang federal lainnya mengatur absensi karena sakit atau cacat dan berlaku untuk karyawan yang dikecualikan dan yang tidak dikecualikan. Family Medical Leave Act berlaku untuk bisnis yang mempekerjakan lebih dari 50 pekerja; itu mewajibkan majikan untuk memberikan cuti hingga 12 minggu kepada pekerja tanpa dibayar tetapi dilindungi pekerjaan setiap tahun untuk penyakit serius mereka sendiri atau untuk merawat anggota keluarga yang baru lahir, baru diadopsi atau sakit. Ini juga memungkinkan cuti ketika anggota keluarga berada di militer. Cuti dapat diambil secara berurutan atau intermiten. Undang-undang Amerika untuk Penyandang Cacat berlaku untuk bisnis yang mempekerjakan lebih dari 15 pekerja dan mengharuskan Anda memberikan cuti panjang jika perlu untuk mengakomodasi kebutuhan karyawan penyandang cacat. Ini juga mengharuskan Anda untuk tidak mendiskriminasikan karyawan ini dalam perekrutan atau promosi karena ketidakmampuannya atau kebutuhan untuk cuti tambahan. Selain aturan federal, negara bagian memiliki undang-undang sendiri yang melindungi pekerja yang harus mengambil cuti untuk cedera yang diderita saat bekerja.
Kebijakan Kehadiran
Cara terbaik untuk menangani ketidakhadiran adalah dengan mengembangkan kebijakan kehadiran yang memenuhi kebutuhan bisnis Anda dan mematuhi hukum. Kebijakan kehadiran yang baik harus mencakup semua hal berikut: keterlambatan, sakit, urusan pribadi, keluarga dan cuti medis (termasuk cuti militer) dan cuti cacat. Kebijakan harus spesifik. Misalnya, seberapa cepat setelah shift dimulai seorang karyawan harus menelepon jika dia sakit untuk menghindari tindakan disipliner? atau berapa banyak pemberitahuan yang harus diberikan karyawan kepada penyelia untuk ketidakhadiran yang diizinkan? Kebijakan itu juga harus secara jelas menyatakan apa yang memicu tindakan disipliner dan bagaimana disiplin itu akan berkembang; misalnya, contoh pertama dari ketidakhadiran tanpa alasan atau ketidakhadiran darurat tanpa panggilan akan memicu peringatan verbal; yang kedua peringatan tertulis, dan yang ketiga bisa menjadi alasan untuk penghentian. Komunikasikan kebijakan secara tertulis kepada karyawan dan latih pengawas. Setelah dikembangkan, terapkan kebijakan secara konsisten untuk menghindari klaim diskriminasi.
Tidak Ada Kesalahan
Beberapa perusahaan mengembangkan kebijakan absen tanpa cacat. Di bawah sistem ini, tidak ada upaya yang dilakukan untuk mengklasifikasikan absensi sebagai alasan atau tidak; sebagai gantinya, setiap karyawan diizinkan beberapa hari libur dari pekerjaan, untuk digunakan sesuai keinginan. Disiplin progresif digunakan ketika karyawan melebihi jumlah absen yang diizinkan. Meskipun sistem ini mungkin tampak mudah dikelola, tidak tahu mengapa karyawan Anda tidak hadir dapat menimbulkan masalah dalam membuktikan bahwa Anda telah mematuhi FMLA. Jenis sistem ini juga mungkin gagal memenuhi kebutuhan bisnis Anda dalam situasi ritel atau pusat panggilan ketika cakupan selama jam-jam tertentu sangat penting.
Pencatatan
Pencatatan yang tepat penting untuk menghindari tuntutan hukum. Misalnya, pekerja dapat mengklaim bahwa mereka telah bekerja selama bertahun-tahun dalam pengaturan waktu "santai", melacak lembur mereka sendiri dan kemudian mengambil cuti tambahan untuk mengimbangi lembur. Jika Anda tidak memiliki catatan waktu resmi, Anda tidak dapat membuktikan secara berbeda. Banyak sistem penggajian dapat melacak absensi dan membedakan antara jenis absensi. Jika perusahaan Anda tidak memiliki jenis opsi ini, kembangkan cara lain untuk melacak ketidakhadiran secara individu dan ketik serta tabulasikan jumlah total perusahaan.