Jenis Kebijakan Teknologi

Akses mudah ke informasi dan cara cepat untuk mendistribusikan informasi yang ditawarkan oleh Internet dan teknologi bisnis lainnya mengharuskan Anda mengatur penggunaan teknologi di perusahaan Anda. Teknologi dapat menghambat karyawan Anda dengan penggunaan pribadi, menjaga mereka agar tidak produktif. Penyalahgunaan teknologi Anda dapat merusak reputasi perusahaan Anda dan menyebabkan hubungan buruk dengan klien, jadi terapkan rencana untuk mengontrol penggunaan teknologi di tempat kerja.

Konsekuensi

Saat menyusun kebijakan teknologi Anda, sertakan konsekuensi potensial jika kebijakan tidak diikuti. Untuk pelanggaran besar, Anda dapat memilih untuk menghentikan pekerjaan seseorang. Untuk pelanggaran yang lebih kecil, Anda mungkin memutuskan untuk mendenda mereka atau menghilangkan manfaat, seperti liburan satu minggu. Tetapi pastikan setiap bagian dengan jelas menjabarkan konsekuensi dan siapa yang menentukan apakah kebijakan tersebut dilanggar. Jelaskan proses banding jika Anda memilikinya.

E-mail

Email adalah salah satu cara utama orang berkomunikasi dalam lingkungan kerja. Bahkan orang yang duduk di bilik yang berdekatan sering saling mengirim email. Ini adalah cara untuk melacak komunikasi, mengundang orang ke rapat, menambahkan tugas ke daftar mereka dan mengirim catatan cepat tanpa menghentikan pekerjaan Anda untuk percakapan. Namun, ini juga cara mudah untuk membuat perusahaan Anda dalam masalah. Terapkan kebijakan email yang membatasi penggunaan email perusahaan untuk penggunaan pribadi kapan saja. Jika seorang karyawan secara tidak sengaja mengirimkan email pribadi yang ditujukan untuk istrinya kepada klien Anda yang membayar tinggi, klien Anda yang tersinggung mungkin memutuskan untuk membawa bisnisnya ke tempat lain. Kebijakan tersebut harus menyatakan bahwa senonoh dilarang, seperti juga referensi seksual. Nyatakan dengan jelas kesopanan yang Anda harapkan dalam email dari perusahaan Anda; beberapa perusahaan bahkan mengeja persis apa yang bisa berisi tanda tangan email dan warna apa yang bisa digunakan untuk jenis email.

Penggunaan yang Diterima

Kebijakan penggunaan yang dapat diterima menjelaskan bagaimana Internet dapat digunakan di tempat kerja. Bahkan jika seorang karyawan sedang istirahat, dia masih tidak dapat melihat gambar yang tidak pantas di komputernya. Setiap aktivitas yang dapat dianggap ilegal, seperti perjudian online, harus dilarang sebagai bagian dari kebijakan teknologi Anda. Selain itu, beri tahu karyawan untuk merahasiakan kata sandi mereka dan seberapa sering kata sandi tersebut harus diubah. Ini membantu mencegah peretas atau pengguna tidak sah lainnya mendapatkan akses ke server Anda.

Peralatan kerja

Banyak bisnis memungkinkan karyawan membawa laptop kantor atau telepon seluler ke rumah - beberapa pekerjaan dari rumah sering atau sering bepergian. Meskipun karyawan dapat menggunakan peralatan untuk penggunaan pribadi dalam situasi seperti ini, tetapkan pedoman yang jelas untuk mereka. Misalnya, karyawan dapat menggunakan laptop kerja untuk mengakses akun email pribadi mereka, tetapi mereka tetap tidak boleh mengirim email pribadi dari akun kerja mereka, dan mereka juga tidak boleh melakukan kegiatan ilegal di peralatan kerja. Selain itu, kebijakan peralatan kerja Anda seharusnya tidak memungkinkan karyawan menghasilkan uang menggunakan peralatan Anda jika itu tidak terkait dengan bisnis Anda; jika mereka memiliki pernikahan sampingan bisnis sampingan, mereka harus menggunakan ponsel dan laptop mereka sendiri untuk bisnis itu.

Kebijakan keamanan

Dengan ancaman serangan virus yang kuat, jelaskan kepada karyawan saat yang tepat untuk membuka lampiran di komputer kantor - bahkan lampiran yang ditemukan di email pribadi dan di ponsel cerdas. Ini tidak hanya dapat menginfeksi komputer karyawan, tetapi setiap komputer atau peralatan yang masuk ke server ketika virus menginfeksi server. Ini dapat mematikan produktivitas dan menghabiskan biaya ribuan dolar untuk perbaikan dan kehilangan pendapatan. Kebijakan tersebut juga harus mencakup prosedur yang benar untuk masuk ke server dari jarak jauh; misalnya, menggunakan jaringan nirkabel yang tidak aman tidak dapat diterima.

Pesan Populer