Cara Menulis Catatan Dari Rapat Karyawan

Notulen rapat karyawan berfungsi sebagai catatan informasi yang disajikan, serta referensi bagi karyawan setelah rapat berakhir. Menuliskan beberapa poin acak dari rapat tidak akan menghasilkan menit yang akurat dan berguna. Persiapan untuk mencatat dimulai dengan baik bahkan sebelum rapat dimulai. Mempersiapkan garis besar memungkinkan Anda untuk dengan mudah mengisi detail penting selama pertemuan dan memberi Anda kerangka kerja yang terorganisir untuk menangkap informasi.

1.

Kembangkan templat umum untuk semua catatan rapat. Sertakan tempat untuk tanggal dan waktu, tujuan, peserta, penyaji dan tindakan untuk pertemuan. Sesuaikan templat utama dengan informasi tambahan, jika perlu, untuk rapat tertentu.

2.

Tinjau agenda rapat sebelum dimulai. Isi sebanyak mungkin informasi ke dalam templat sebanyak mungkin berdasarkan agenda. Buat daftar peserta pada rapat sehingga Anda dapat mendokumentasikan siapa yang hadir dan siapa yang memiliki tugas untuk diselesaikan berdasarkan keputusan pada rapat tersebut.

3.

Catat poin-poin penting dari rapat. Gunakan singkatan dan frasa pendek yang akan Anda ingat nanti alih-alih menulis kalimat lengkap.

4.

Rekam pertemuan dengan alat perekam kecil jika Anda mengharapkan banyak detail penting. Ini memungkinkan Anda untuk kembali nanti untuk mengekstrak detail kunci untuk catatan Anda tanpa memperlambat rapat.

5.

Ajukan pertanyaan untuk mengklarifikasi poin apa pun saat pertemuan berlangsung. Ini memastikan catatan rapat Anda akurat tanpa perlu melacak peserta rapat nanti untuk klarifikasi.

6.

Catat langkah-langkah tindakan yang harus diselesaikan karyawan setelah rapat. Sertakan siapa yang akan menangani tugas-tugas itu sehingga setiap orang yang menerima salinan risalah tahu siapa yang harus berkonsultasi, jika diperlukan.

7.

Ketik catatan dengan steno dan singkatan Anda menjadi kalimat yang semua karyawan akan mengerti. Menulis catatan tepat setelah rapat paling efektif sementara Anda masih dapat mengingat spesifik. Buat salinan jika catatan dimaksudkan untuk distribusi.

Hal-hal yang Dibutuhkan

• Alat perekam

Tip

• Buat catatan rapat faktual dan singkat.