Cara Menulis Faktur Janitorial

Jika Anda mengoperasikan perusahaan kebersihan, penagihan adalah komponen vital dari bisnis Anda. Anda tidak akan menghasilkan uang sampai Anda mengirim faktur ke pelanggan untuk pekerjaan yang Anda lakukan. Anda dapat menghemat waktu dengan membuat templat faktur untuk digunakan kembali nanti. Ketika tiba saatnya untuk menagih pelanggan lagi, Anda cukup mengisi rincian pekerjaan pada templat Anda dan faktur baru Anda akan siap dikirim. Jika Anda menagih biaya persediaan pembersih langsung ke pelanggan, sertakan salinan tanda terima dan dokumentasi lain untuk mendukung biaya.

Informasi dasar

Bagian atas faktur harus mencakup nama perusahaan kebersihan Anda, alamatnya, nomor telepon dan faks serta logo perusahaan jika Anda memilikinya. Daftar tanggal faktur di bagian atas bersama dengan nomor faktur. Lewati beberapa baris dan daftarkan nama pelanggan, informasi kontak, dan nomor ID pelanggan di sistem akuntansi Anda. Jika Anda menyediakan layanan kebersihan komersial, Anda mungkin juga perlu mencantumkan nomor pesanan pembelian yang Anda terima dari pelanggan Anda. Ini membantu pelanggan mengesahkan pembayaran faktur Anda lebih cepat.

Deskripsi

Jelaskan semua layanan kebersihan yang Anda lakukan untuk pelanggan selama periode penagihan. Sebutkan setiap jenis layanan pada saluran yang terpisah dan sertakan serinci mungkin. Tunjukkan apakah layanan ini ditagih sebagai biaya tetap atau per jam. Untuk biaya per jam, cantumkan jumlah jam kerja dan kalikan dengan tarif per jam untuk setiap item baris. Sertakan nomor biaya pekerjaan atau pengidentifikasi aktivitas apa pun yang digunakan dalam sistem akuntansi Anda. Totalkan semua biaya di bagian bawah bagian ini.

Syarat pembayaran

Tentukan ketentuan pembayaran untuk faktur ini, seperti jatuh tempo pada saat diterima, net 15 atau net 30, angka yang mengacu pada jumlah hari klien harus membayar tagihan. Jika pelanggan telah membayar sebagian dari faktur, daftarkan jumlah pembayaran dan kurangi dari jumlah yang ditagih untuk menemukan sisa saldo yang jatuh tempo. Terapkan biaya keterlambatan atau diskon ke saldo karena menemukan jumlah faktur saat ini. Cantumkan bentuk pembayaran yang diterima perusahaan kebersihan Anda, seperti cek, kartu kredit, atau wesel. Jika Anda menawarkan pemrosesan pembayaran online atau melalui telepon, daftarkan situs web atau nomor telepon Anda pada faktur.

Notifikasi

Gunakan bagian akhir dari faktur Anda untuk pesan ke pelanggan Anda. Tambahkan pesan "Terima Kasih" standar di bagian bawah faktur untuk semua pelanggan. Anda juga dapat menggunakan area ini untuk membuat daftar acara promosi atau acara mendatang yang mungkin menarik bagi pelanggan tertentu. Misalnya, Anda dapat menyertakan kupon diskon untuk pembersihan tirai setelah memperbaiki karpet pelanggan.