Cara Menulis Laporan SDM

Departemen Sumber Daya Manusia diharuskan untuk menyimpan catatan karyawan yang akurat. Ketika ada masalah, laporan ditulis untuk mendokumentasikan insiden dalam file SDM permanen karyawan. Ini melindungi majikan yang mungkin perlu membuktikan tindakan, yang perlu memperingatkan karyawan tentang pelanggaran peraturan, atau untuk membenarkan tindakan administratif seperti memecat untuk tindakan yang dilarang. Saat menulis laporan, ingatlah potensi penggunaan hukum untuk laporan, yang mungkin termasuk pelecehan seksual, pencucian uang atau tuduhan serius lainnya.

Tulis Pengantar

Jelaskan tentang apa laporan SDM itu. Beri nama pihak-pihak terkait yang terlibat, tanggal saat ini dan mengapa laporan itu perlu. Pendahuluan menetapkan nada untuk seluruh laporan, yang seharusnya tidak memiliki pendapat. Gunakan bahasa yang sederhana dan nyatakan fakta. Menjaga hal-hal sederhana dan to the point.

Proses dan Latar Belakang

Laporan tersebut perlu mengutip kebijakan dan proses perusahaan untuk menangani insiden tersebut. Misalnya, jika satu karyawan menuduh karyawan lain melakukan diskriminasi, jelaskan kebijakan anti-diskriminasi perusahaan dan pelatihan apa yang diperlukan untuk karyawan, baik ketika dipekerjakan atau secara teratur. Nyatakan bagaimana karyawan terkait, apakah mereka bekerja berdekatan satu sama lain di departemen yang sama, atau di daerah yang benar-benar berbeda tetapi dapat saling bertemu di ruang makan siang. Nyatakan keluhan sebelumnya yang dibuat terhadap orang yang dituduh melakukan kesalahan.

Kecelakaan

Nyatakan fakta, sebagaimana dijelaskan dalam pengaduan. Sertakan data yang menguatkan dengan laporan SDM, seperti pertukaran email atau kesaksian saksi. Pastikan sebanyak mungkin detail dimasukkan dalam insiden. Sebutkan tanggal dan waktu kejadian dan setiap masalah berikutnya yang mungkin muncul. Berikan nama saksi, dan kutip kesaksian apa pun, jika memungkinkan. Dalam menggambarkan insiden itu, jangan menghakimi. Masukkan kedua sisi cerita, pastikan untuk mewawancarai pengadu dan terdakwa.

Kesimpulan dari Insiden

Jelaskan proses evaluasi mengenai insiden yang dimaksud. Keluhan serius seperti pelecehan seksual mungkin memerlukan nasihat hukum atau penegakan hukum. Keluhan yang kurang serius, seperti absensi kronis, masih perlu didokumentasikan jika terjadi pemutusan hubungan kerja. Selama bisnis memiliki kebijakan dan prosedur yang mendokumentasikan kegagalan karyawan, biasanya dianggap sebagai hak hukum bisnis untuk memecat seseorang. Tetapkan apakah karyawan itu benar atau salah, berdasarkan semua informasi yang bersangkutan.

Langkah Selanjutnya

Tidaklah cukup untuk menentukan apakah seorang karyawan salah. Tetapkan langkah-langkah selanjutnya atau rencana tindakan apa yang diperlukan, berdasarkan kebijakan dan prosedur perusahaan. Misalnya, laporan SDM yang ditulis, tentang seorang karyawan yang ditemukan sering absen, harus mencatat jika ada peringatan yang dibuat seperti yang dijelaskan dalam buku pedoman karyawan, dan apa potensi langkah selanjutnya, untuk waktu berikutnya ada ketidakhadiran tanpa alasan . Jika suatu rencana tindakan masuk akal dalam menyelesaikan suatu masalah, buatlah rencana tindakan tersebut dan sertakan dalam laporan. Sebagai contoh, sebuah rencana tindakan untuk seorang karyawan yang ditemukan terlantar dengan keamanan pelanggan mungkin termasuk pelatihan yang diperbarui dan prosedur baru untuk membantu karyawan untuk berhasil.