Cara Menggunakan Model PMO Ideal untuk Merencanakan Prioritas Proyek

Manajemen proyek adalah kunci dalam hampir semua industri. Di beberapa industri, seperti bidang teknologi informasi, kantor manajemen proyek atau PMO berfungsi sebagai departemen utama di banyak bisnis untuk melaksanakan inisiatif manajemen proyek. Dua model PMO dasar mewakili ujung spektrum yang berlawanan mengenai jenis peran yang harus dimainkan PMO. Dua model yang dapat digunakan adalah model pengawasan dan model dukungan.

Model

Dalam model pengawasan, PMO mengawasi proses manajemen proyek dan mengawasi pekerjaan berbagai tim yang terlibat dalam melaksanakan penyelesaian proyek. Dalam model dukungan, PMO melayani lebih dari kapasitas penasihat dan membantu tim mencapai tujuan mereka dengan memberikan dukungan tambahan sedapat mungkin. Beberapa perusahaan sekarang menekankan perpaduan kedua model karena mereka telah mengakui keterbatasan fokus hanya pada satu ekstrem atau yang lain. Misalnya, PMO berfungsi sebagai dukungan untuk manajemen proyek memiliki sedikit kendali atas pelaksanaan proyek dan mungkin tidak dapat membentuk dan mempengaruhi arah proyek dengan baik. Demikian pula, PMO pengawas dapat menunjukkan terlalu banyak kendali atas proses dan menghambat kreativitas sama sekali.

Jalan Tengah

Ketika mencoba merencanakan prioritas proyek, menemukan jalan tengah antara dua ekstrem model dukungan dan pengawasan adalah ideal. Mungkin sulit untuk memaksakan kepemimpinan pengawasan pada tim proyek setiap saat, jadi menggunakan PMO untuk menginstruksikan atau menentukan bagaimana proyek harus diprioritaskan dan dilaksanakan tidak selalu dalam kepentingan terbaik dari semua yang terlibat. PMO mungkin tidak memiliki semua informasi yang tersedia yang diperlukan untuk membuat keputusan yang tepat karena pemisahan dalam hal waktu atau jarak. Hal yang sama berlaku untuk terlalu bergantung pada model dukungan. Tim mungkin membutuhkan lebih banyak arahan dan kepemimpinan daripada yang akan mereka dapatkan dengan PMO yang berfungsi sebagai kantor pendukung. Sebagai gantinya, perusahaan harus melakukan tindakan penyeimbangan antara keduanya, bergerak dengan lancar dari satu ujung spektrum ke ujung lainnya sebagaimana diperlukan.

Memfasilitasi

Berjalan di atas tali di antara kedua ekstrem harus menghasilkan PMO yang berfungsi sebagai fasilitator untuk manajemen proyek. Merencanakan prioritas proyek juga merupakan masalah keseimbangan di antara yang ekstrem. PMO dapat berfungsi sebagai pengawas dalam menentukan proyek mana yang lebih penting daripada yang lain. PMO harus menunjukkan kepada tim mereka prioritas tugas yang harus diselesaikan tetapi masih membuka kemungkinan bahwa situasi mungkin menentukan bahwa prioritas lain akan menyusul ini ketika proyek-proyek berlangsung. Namun, jika PMO bersikeras bahwa proyek dilaksanakan dalam urutan tertentu, maka PMO juga harus berfungsi sebagai fasilitator atau kantor pendukung untuk memastikan hal itu terjadi.

Informasi

Situs web Tech Republic berpendapat bahwa PMO harus memainkan peran penting dalam manajemen pengetahuan. Manajemen pengetahuan adalah kunci untuk merencanakan prioritas proyek. PMO dapat berfungsi sebagai gudang pengetahuan yang menjadi dasar tim untuk tujuan perencanaan prioritas. PMO dapat memberi tim pengetahuan tentang metode apa yang berhasil dan mana yang tidak. Mungkin juga memiliki gagasan yang lebih baik dari tugas-tugas yang harus diselesaikan di depan orang lain. Tim dapat mengandalkan PMO untuk menentukan tugas mana yang harus diprioritaskan daripada yang lain dan kemudian memberikan dukungan yang diperlukan untuk melaksanakannya berdasarkan pada pengetahuan terbaik yang tersedia.