Cara Mengambil Catatan Baik di Pertemuan Bisnis

Kebijakan baru, perubahan kebijakan yang ada, dan pengumuman penting melengkapi rapat bisnis kecil yang khas. Diskusi mengenai tujuan dan proses sering kali mengarah pada pertukaran ide dan solusi secara terbuka, sehingga membuat catatan menjadi sulit bagi mereka yang tidak siap. Alat yang berguna untuk referensi dan rujukan di masa depan, catatan pertemuan menyediakan catatan topik yang dibahas selama pertemuan tim dan perusahaan. Membuat catatan yang baik pada pertemuan bisnis membutuhkan perhatian yang seksama terhadap detail dan persiapan yang memadai.

1.

Pilih teknik untuk mencatat. Garis besar dan peta pikiran hanya mewakili beberapa opsi yang tersedia untuk membuat catatan dengan mahir. Garis besar menempatkan topik-topik utama pertemuan di sebelah kiri halaman sembari membuat indentasi spesifik dan pokok-pokok diskusi terkait dengan topik itu. Peta pikiran menggunakan isyarat visual untuk menghubungkan pemikiran, diskusi, dan ide. Gambar peta pikiran dengan memutar atau menggunakan stabilo untuk mewarnai judul topik utama. Hubungkan catatan ke suatu topik dengan menggambar garis padanya. Sepanjang baris, letakkan catatan tambahan tentang hubungan antara topik utama dan catatan.

2.

Persiapkan dengan benar. Tinjau agenda rapat sebelumnya. Berdasarkan metode pembuatan catatan yang Anda sukai, siapkan konsep garis besar atau peta pikiran. Dari agenda, buat daftar poin pembicaraan utama, termasuk nama presenter dan posisinya. Tulis tanggal, waktu, dan lokasi rapat di bagian atas halaman.

3.

Perhatian. Selama pertemuan, usahakan untuk mencatat informasi penting. Jangan mencoba merekam setiap kata. Tempatkan tanda tanya di sebelah area yang memerlukan penelitian lebih lanjut, dan selidiki konsep lebih lanjut jika perlu setelah pertemuan. Ketika lantai terbuka untuk pertanyaan, ikuti catatan Anda dan masukkan informasi bermanfaat yang Anda dengar.

4.

Tinjau catatan. Setelah pertemuan, klarifikasi konsep dan topik yang membutuhkan penelitian tambahan. Tambahkan catatan tambahan berdasarkan ingatan Anda, dan tindak lanjuti dengan presenter tentang informasi lain yang diperlukan untuk memastikan pemahaman materi yang dibahas dalam pertemuan.

Tip

• Tempatkan semua catatan rapat di map atau folder untuk referensi mudah.