Cara Memfaks Langkah demi Langkah

Meskipun email telah meningkatkan produktivitas bisnis dengan memfasilitasi komunikasi yang cepat dan efisien dengan pelanggan dan mitra, terlepas dari lokasi geografisnya, beberapa transaksi terkait bisnis melibatkan dokumen atau faksimili asli untuk memenuhi persyaratan hukum. Ketika lampiran email tidak memenuhi hukum, mesin faks atau komputer mungkin jawabannya.

Mesin fax

1.

Buat halaman sampul faks untuk transmisi Anda. Sebagian besar perusahaan memiliki halaman sampul standar dengan logo perusahaan dan ruang untuk jumlah halaman yang akan dikirim, termasuk halaman sampul. Sertakan informasi kontak pengirim jika ada masalah transmisi, dan informasi penerima sehingga dokumen dapat dikirim ke orang yang tepat.

2.

Tempatkan halaman pada baki sehingga halaman sampul akan mengirimkan terlebih dahulu. Sebagian besar mesin faks memiliki baki input atau slot untuk menerima dokumen yang akan dikirim. Pastikan Anda mengarahkan dokumen sesuai dengan instruksi yang biasanya ditemukan pada mesin atau baki itu sendiri. Jika Anda menempatkannya di sisi yang salah, Anda akan mengirimkan selembar kertas kosong.

3.

Masukkan nomor telepon mesin faks tujuan pada keypad mesin faks. Sistem telepon bisnis Anda mungkin mengharuskan Anda memasukkan nomor untuk memperoleh saluran luar, jadi pastikan untuk mengikuti prosedur internal Anda untuk panggilan telepon.

4.

Tekan tombol "Mulai" atau "Kirim" untuk memulai transmisi. Mesin faks memindai dokumen, memanggil nomor tujuan dan mengirimkan dokumen. Setelah selesai, ia mencetak halaman status transmisi dengan pesan "OK" atau "Transmission Failed". Jika yang terakhir adalah kasusnya, ulangi prosesnya.

Komputer dan Pemindai

1.

Pindai dokumen yang ingin Anda transmisikan ke dalam dokumen pengolah kata atau dokumen gambar. Pengaturan tergantung pada pemindai khusus Anda, tetapi harus setidaknya 300 titik per inci, atau dpi. Jenis dokumen yang tersedia mungkin "Gambar, " "Teks, " "Warna" atau "Hitam dan Putih."

2.

Klik "File, " lalu "Print." Jika Anda menginstal perangkat lunak faks, Anda akan melihat "Printer Faks" sebagai salah satu opsi. Jika Anda tidak melihat opsi ini, instal perangkat lunak mesin faks pada komputer Anda. Pilih "Printer Faks" dan klik "OK" untuk memulai proses dialog informasi faks.

3.

Masukkan informasi ke dalam kotak dialog. Ini termasuk informasi pengirim dan penerima, serta nomor telepon mesin faks penerima. Anda mungkin memiliki opsi untuk mengirim lembar sampul yang akan memasukkan semua informasi ini. Klik "OK" atau "Selesai" pada dialog terakhir untuk memulai proses faks dan membuka jendela monitor faks. Jika volume komputer Anda aktif, Anda mendengar proses panggil dimulai, dan ketika faks dikirim, Anda mendapatkan konfirmasi di jendela monitor faks.

Hal-hal yang Dibutuhkan

  • Mesin faks, atau komputer dengan pemindai terpasang

Pesan Populer