Cara Membantah Surat Faktur

Jika Anda menerima surat faktur dari vendor atau pemasok yang tidak akurat, segera balas dan klarifikasi masalah tersebut. Gagal menangani faktur dapat menyebabkan biaya keterlambatan dan bahkan dapat memengaruhi skor kredit bisnis Anda. Meskipun lebih cepat menyengketakan surat faktur melalui telepon, jika Anda merespons melalui surat, Anda dapat menyertakan lampiran untuk mendukung klaim Anda.

Periksa Buku Anda

Jika Anda ditagih untuk sesuatu, seseorang di perusahaan kemungkinan mengeluarkan nomor pesanan pembelian sebagai bagian dari permintaan awal. Lacak nomor ini dan bicarakan dengan orang yang memberikan lampu hijau untuk layanan ini. Verifikasi rincian perjanjian, dan bacalah dokumen kontrak apa pun yang diajukan ketika pesanan dilakukan untuk mengkonfirmasi posisi Anda mengenai keakuratan faktur.

Kumpulkan Bukti Anda

Buat salinan dari dokumentasi pendukung yang Anda miliki yang menyatakan berapa harga faktur yang sebenarnya. Jika Anda dituduh tidak membayar faktur, minta departemen akuntansi Anda mencetak salinan cek pembayaran yang dikirim, dan minta mereka memverifikasi apakah cek itu dicairkan. Jika Anda melakukan pemesanan online dan mendapat konfirmasi email, cetak juga ini. Lampirkan dokumen ini pada surat sengketa Anda untuk memperkuat posisi Anda.

Tulis Surat Anda

Cetak sengketa surat faktur Anda pada kop surat perusahaan dan alamatkan ke orang yang mengirimnya. Akui bahwa Anda menerima surat itu dan jelaskan mengapa Anda membantahnya. Referensi dokumen yang Anda sertakan untuk menekankan poin Anda. Misalnya, “Seperti yang akan Anda lihat dalam kontrak terlampir, total tagihan untuk pembangunan taco stand adalah $ 1.000, dibayarkan pada saat penyelesaian. Faktur Anda adalah $ 2.000, yang salah. "

Faktur untuk Layanan Masalah

Jika Anda mempermasalahkan kualitas layanan yang dilakukan dengan tidak membayar faktur, cobalah untuk menyelesaikan perselisihan dengan penyedia layanan dengan menguraikan kekhawatiran Anda. Berikan dokumentasi pendukung untuk mendukung klaim Anda, dan tunggu jawaban. Misalnya, “Perjanjian awal kami adalah untuk 5:00 sore layanan katering untuk 50 klien. Perwakilan katering Anda tiba terlambat 40 menit dan hanya membawa cukup makanan untuk memberi makan 30 orang. Saya meminta penyesuaian tagihan untuk mencerminkan pelanggaran perjanjian awal kami. Salinan kontrak kami dilampirkan untuk referensi Anda. "

Minta Tindakan Korektif

Buat permintaan untuk tindakan perbaikan apa pun yang diperlukan. Misalnya, jika fakturnya dalam jumlah yang salah, minta perusahaan untuk mengirim faktur yang telah direvisi sebagai gantinya. Buat catatan untuk memeriksa dokumen keuangan jika Anda menggunakan penyedia layanan lagi di masa depan.

Berikan Informasi Kontak

Ketika Anda menandatangani surat, sertakan informasi kontak Anda, seperti saluran telepon langsung dan alamat email Anda. Minta penerima untuk memberi tahu Anda ketika mereka menerima surat Anda sehingga Anda dapat mendiskusikan masalah ini lebih lanjut melalui telepon atau email.