Bagaimana Menjadi Manajer yang Baik melalui Delegasi

Delegasi adalah penugasan tugas-tugas besar dan proyek kepada bawahan. Ini memungkinkan manajer perusahaan kecil untuk menyelesaikan lebih banyak pekerjaan. Delegasi juga mempromosikan lingkungan tim tempat karyawan dapat berkembang. Manajer yang baik biasanya menugaskan karyawan menyelesaikan proyek yang mungkin merupakan fungsi yang biasanya mereka selesaikan sendiri. Mereka tidak hanya memberi pekerja tanggung jawab menyelesaikan proyek tetapi juga wewenang untuk mengambil keputusan dan menyelesaikan pekerjaan seperti yang diinginkan. Manajer yang baik juga mendapatkan hasil saat mendelegasikan. Ada beberapa langkah kunci yang Anda sebagai manajer dapat gunakan untuk mendelegasikan tugas.

Pelatihan dan Tugas Penugasan

Delegasi dimulai dengan melatih karyawan dan mengembangkan keterampilan terkait. Latih karyawan Anda tentang semua aspek dan proses bisnis atau departemen. Mulailah mengembangkan keterampilan mereka dari Hari 1. Bawa mereka melalui setiap tugas seperti yang Anda inginkan. Atur nada awal bahwa departemen Anda adalah yang menuntut hasil. Dengan begitu Anda bisa lebih mudah mendelegasikan proyek dan mendapatkan hasil. Namun, pastikan Anda memilih orang yang tepat untuk setiap proyek yang Anda delegasikan. Biasakan diri Anda dengan jenis pekerjaan yang disukai karyawan, keterampilan yang mereka lakukan paling baik dan gaya kerja yang diinginkan, menurut MindTools.com. Tetapkan proyek karyawan yang sesuai dengan keterampilan dan tingkat kenyamanan mereka.

Berikan Tinjauan Penugasan

Berikan gambaran umum dari setiap tugas yang Anda delegasikan. Beri tahu karyawan mengapa proyek itu penting dan bagaimana pengaruhnya terhadap organisasi. Buat garis besar semua langkah dan informasi yang diperlukan karyawan. Tetapkan tenggat waktu yang realistis untuk tugas-tugas tertentu dan proyek itu sendiri. Misalnya, Anda dapat memberi sekretaris Anda dua hari untuk menyelesaikan surat untuk pengiriman surat, tiga hari untuk mencetak materi dan tiga hari untuk menyusun dan mengirimkannya. Berikan lebih banyak waktu jika ini adalah pertama kalinya Anda mendelegasikan penugasan semacam itu kepada karyawan. Mempertimbangkan beban kerja karyawan juga, karena pekerja perusahaan kecil sering sangat sibuk dengan beban kerja mereka sendiri. Karyawan nantinya akan menjadi lebih akrab dengan proses tertentu, dan Anda dapat mempersingkat tanggal jatuh tempo.

Komunikasi yang Konstan

Tetap berhubungan konstan dengan setiap karyawan kepada siapa Anda mendelegasikan tugas. Ingat, Anda masih bertanggung jawab kepada atasan Anda karena menyelesaikan proyek tepat waktu. Adakan rapat harian, jika perlu, agar karyawan dapat memberi tahu Anda tentang status setiap proyek yang didelegasikan. Mulai dan kelola log proyek untuk melacak semua proyek di departemen Anda. Termasuk tugas-tugas yang diperlukan, tanggal jatuh tempo dan penanggung jawab masing-masing proyek. Perbarui log proyek setiap hari dengan tugas yang selesai. Tetapkan pekerja ekstra sebagai penolong untuk tugas-tugas ketika mereka membutuhkan bantuan, tetapi tetap kendalikan proyek mereka.

Pertimbangan

Hindari hambatan mental khas yang mengganggu banyak manajer ketika datang ke delegasi, seperti: Tidak ada yang bisa melakukan pekerjaan kecuali saya; mereka tidak memiliki keterampilan yang diperlukan; Saya bisa menyelesaikan pekerjaan lebih cepat sendiri; atau mereka sudah memiliki cukup pekerjaan untuk dilakukan. Mulailah dengan mendelegasikan tugas dan tugas yang lebih kecil. Biarkan karyawan Anda membuktikan bahwa Anda dapat mempercayai mereka. Secara bertahap berikan tanggung jawab yang lebih besar saat Anda mendapatkan kepercayaan pada karyawan. Delegasi itu sendiri dapat menjadi sesuatu yang menakutkan bagi beberapa manajer. Lakukan apa yang perlu untuk membebaskan sebagian dari beban kerja Anda. Ini akan membuat Anda lebih produktif dalam jangka panjang.