Pedoman untuk Mencairkan Cek Bisnis

Banyak bisnis kecil - terutama pengecer - memberdayakan konsumen dengan menerima beberapa bentuk pembayaran untuk produk atau layanan. Beberapa pengecer memungkinkan pelanggan untuk mencairkan cek bisnis, biasanya cek gaji, dan membebankan biaya nominal untuk layanan atau mencairkan cek secara gratis jika tagihan pelanggan melebihi jumlah tertentu. Meskipun menguangkan cek bisnis dapat meningkatkan loyalitas dan kepuasan pelanggan, pemilik bisnis harus memikirkan dengan hati-hati tentang risiko dan imbalan, dan kemudian menetapkan kebijakan penerimaan yang tepat.

Standar Kebijakan

Menetapkan aturan yang jelas tentang jenis cek apa yang dapat diterima. Secara umum, perusahaan tidak menerima cek pasca-tanggal, cek berumur lebih dari 90 hari atau cek bernilai lebih dari $ 10.000. Batas $ 10.000 terkait dengan undang-undang pencucian uang federal; setiap transaksi yang melibatkan $ 10.000 tunai memerlukan laporan transaksi mata uang untuk diajukan ke Internal Revenue Service.

Latih pegawai Anda untuk memeriksa cek bisnis untuk memverifikasi bahwa setiap cek memiliki tanggal, nama penerima pembayaran, jumlah dolar dengan angka dan teks yang cocok, tanda tangan, nama pembayar dan nomor rekening di sepanjang tepi bawah cek. Instruksikan mereka untuk membuat pelanggan Anda menandatangani bagian belakang cek di hadapan panitera.

Jika bisnis Anda mengenakan biaya layanan untuk menguangkan cek bisnis, posting informasi ini di tempat yang mencolok untuk menghindari kebingungan.

Periksa Persetujuan

Pengecer umumnya tidak memiliki cara untuk mengetahui apakah cek bisnis itu valid, jadi pertimbangkan untuk berlangganan layanan clearinghouse, seperti Telecheck, untuk persetujuan instan pada cek bisnis. Juga, berikan panitera dengan pedoman berapa besar cek, dan berapa banyak cek, mereka bisa menguangkan pelanggan yang diberikan sebelum mendapatkan persetujuan manajemen.

Identifikasi Pelanggan

Seperti halnya cek pribadi, panitera harus memverifikasi identitas pelanggan mereka dan memastikan bahwa ID yang disajikan sesuai dengan nama dan alamat yang tercetak pada cek bisnis. Menginstruksikan karyawan bahwa mereka harus mencatat nomor ID dan tanggal kedaluwarsa dari setiap SIM yang sah atau kartu ID yang dikeluarkan negara di bagian belakang cek dan memverifikasi tanda tangan pengesahan terhadap ID.

Penipuan dan Pemulihan

Posting secara publik kebijakan Anda tentang cek buruk. Banyak vendor membebankan biaya tetap untuk setiap cek yang ditolak, sering $ 15 hingga $ 30 per kejadian, dan mengikat tanggung jawab kepada pelanggan dan bukan kepada perusahaan yang menerbitkan cek. Pastikan bahwa kebijakan penerimaan-cek tertulis memberi tahu pelanggan bahwa ia bertanggung jawab jika cek harus ditolak karena alasan apa pun.

Pantau buletin dari Komisi Perdagangan Federal (FTC) tentang berbagai cincin penipuan terorganisir yang beroperasi di daerah Anda dan pantau peringatan FTC untuk tanda-tanda potensi penipuan di antara pelanggan.

Pengesahan

Latih panitera Anda bagaimana menemukan masalah-masalah pengesahan yang umum. Tantangan-tantangan ini termasuk cek pihak ketiga (cek yang dibayarkan kepada satu orang, yang menandatangani bagian belakang dan menulis, "membayar sesuai urutan" orang lain) dan cek yang membutuhkan banyak tanda tangan. Misalnya, cek yang dibayarkan kepada suami dan istri harus ditandatangani oleh kedua belah pihak.

Jangan izinkan panitera menerima cek dengan dukungan ketat. Sebagai contoh, beberapa orang akan menulis "tanpa jaminan" pada cek, yang berarti bahwa perusahaan menguangkan cek setuju bahwa jika ada masalah dengan cek, maka perusahaan tidak dapat meminta ganti rugi dari orang yang menyerahkannya.