Kalimat Penutupan yang Bagus untuk Surat Bisnis

Kalimat penutup dalam surat bisnis harus membuat pembaca merasa bahwa dia telah memahami tujuan surat dan pesannya dan bahwa penulis telah mengekspresikan dirinya dengan jelas dan sopan. Itu harus meringkas poin utama surat itu, menyatakan kembali tujuan Anda untuk menulis dan pesan utama yang ingin Anda tinggalkan dengan pembaca. Penutupan yang kuat mungkin juga berisi ajakan untuk bertindak, terutama jika itu adalah surat penjualan atau pemasaran atau menyertai proposal atau tawaran untuk bekerja.

Ringkaslah Poin Utama

Meskipun ada banyak cara untuk mengakhiri surat, itu selalu merupakan ide yang baik untuk meringkas konten, terutama titik fokus, di bagian penutup. Contoh kalimat dapat berbunyi: "Saya mengkonfirmasi bahwa saya tertarik untuk menerima proposal Anda untuk pekerjaan yang dibutuhkan di gedung baru, dan saya percaya Anda akan memberikan ini pada tanggal penutupan 10 Agustus. Silakan gunakan dokumen terlampir sebagai pedoman untuk kiriman Anda. "

Nyatakan kembali Tujuannya

Contoh penutupan yang menyatakan kembali tujuan surat itu adalah: "Saya meminta maaf sekali lagi atas keterlambatan dalam menanggapi, dan saya percaya ini telah mengklarifikasi poin yang diajukan. Jika Anda ingin membahas masalah ini lebih lanjut, silakan hubungi saya melalui telepon atau email." Jika tujuan Anda adalah untuk mengakui keluhan, Anda dapat menyatakannya kembali dengan ucapan terima kasih: "Terima kasih atas kepercayaan yang telah Anda tunjukkan di perusahaan kami. Kami percaya bahwa Anda akan terus memberikan umpan balik tentang cara-cara di mana kami dapat meningkatkan layanan kami untuk kamu."

Panggilan untuk bertindak

Penutupan surat bisnis Anda adalah tempat yang baik untuk melakukan panggilan untuk bertindak. Nyatakan dengan jelas apa yang Anda ingin pembaca lakukan, dan buat semudah mungkin baginya untuk melakukannya. Tentukan tanggal tindakan, jika sesuai, dan berikan manfaat pada pembaca untuk memotivasi dia untuk bertindak. Misalnya: "Beli Ford Escalade baru Anda di waktu musim panas dengan menempatkan pesanan Anda dalam 10 hari. Gunakan alat pemesanan online kami dan dapatkan cicilan bulan pertama Anda gratis."

Promosikan Pesan Utama

Mengulangi pesan utama Anda di akhir surat membantu untuk memastikan bahwa pembaca tidak melewatkannya. Misalnya: "Festival kami menyajikan pilihan pertunjukan musik terbesar di Midwest, dan menghasilkan manfaat ekonomi sebesar $ 15 juta dalam pariwisata untuk masyarakat sekitar. Kami menghargai dukungan Anda yang berkelanjutan." Jika surat Anda ditujukan kepada mantan pemilik rumah tentang properti yang baru diambil alih, Anda dapat menggunakan pesan utama yang berbeda: "Kebijakan bank kami adalah mencoba dengan segala cara yang mungkin untuk membantu pemilik rumah mengalami masa-masa sulit, menggunakan kebijaksanaan, kasih sayang, dan kerahasiaan."

Pilih Penutupan yang Tepat

Setelah Anda hati-hati menyusun kalimat penutup Anda ada beberapa cara untuk mengakhiri surat dengan penutupan yang tepat atau keluar. Di masa lalu, "Hormat" atau "Hormat kami" adalah pilihan standar untuk sebagian besar korespondensi bisnis. Namun, sebagian besar ahli sepakat bahwa frasa terlalu kuno untuk penggunaan abad ke-21. Sebaliknya, pilih "Salam" atau versi yang disederhanakan dengan "Salam" atau "Salam" Frasa ini mengomunikasikan keramahan namun mempertahankan profesionalisme.

Jalur Penutupan Email

Banyak korespondensi bisnis terjadi melalui email daripada melalui surat tradisional, tetapi protokol pada dasarnya tetap sama. Nada profesional dan formal harus tetap menjadi dasar surat Anda. Namun, Anda dapat menjadikan penutupan surat Anda tidak resmi karena hubungan bisnis menguat dan konteksnya menjadi lebih pribadi. Misalnya, sebagai ganti "Respectfully, " yang lebih formal, Anda dapat memilih, "Bicara segera" atau "Hati-hati." Karena korespondensi berlanjut di seluruh utas, tidak perlu terus-menerus keluar dengan penutupan formal.