Penentuan Sasaran untuk Staf Administrasi

Dalam pengaturan bisnis yang berkisar dari perusahaan hingga manufaktur, staf administrasi dapat menjadi elemen kunci dari fungsionalitas perusahaan. Staf administrasi sering ditugaskan dengan tugas-tugas perusahaan "ujung depan", seperti menyapa pelanggan, menjawab telepon, memfilter surat dan menjaga korespondensi. Seperti halnya divisi dalam bisnis kecil, penetapan tujuan dalam departemen administrasi penting karena berbagai alasan.

Pentingnya

Agar usaha kecil dapat mencapai tujuan perusahaan secara keseluruhan, sangat penting bahwa sebagian besar departemen bisnis, termasuk divisi administrasi, telah dengan jelas menetapkan tujuan yang ditetapkan oleh manajer tingkat menengah atau atas. Sasaran-sasaran ini dapat membantu menjaga setiap administrator, serta tim administrasi Anda secara keseluruhan, di jalur untuk mencapai sasaran individu dan perusahaan. Sasaran juga penting karena mereka dapat mendorong karyawan untuk bertindak dan meningkatkan efisiensi dalam divisi administrasi Anda.

Jenis Tujuan

Jenis sasaran yang Anda tetapkan untuk staf administrasi Anda dapat bervariasi sesuai dengan peran masing-masing administrasi. Misalnya, sasaran untuk resepsionis Anda mungkin termasuk mendistribusikan dan menyiapkan semua surat masuk dan keluar secara tepat waktu, termasuk paket logging dengan layanan operator dan memberi tahu penerima semua paket yang masuk. Sasaran lain untuk staf administrasi dapat mencakup pemeliharaan file, pemrosesan dokumen, mengawasi fungsi dukungan administrasi, merencanakan pengaturan perjalanan untuk eksekutif tingkat atas dan memelihara basis data tertentu.

Motivasi

Tujuan adalah kunci dalam memotivasi karyawan untuk bertindak. Tanpa tujuan yang jelas yang staf administrasi dapat berharap untuk mencapai baik triwulanan atau tahunan, karyawan Anda mungkin merasa kehilangan atau bingung dengan apa yang diharapkan dari mereka. Memahami harapan tujuan dapat memengaruhi motivasi karyawan untuk melakukan pekerjaan dengan baik. Yang sedang berkata, tujuan yang tidak direncanakan dengan baik atau tujuan yang terlalu samar dapat menurunkan motivasi staf administrasi. Komunikasikan dengan jelas tujuan apa yang diharapkan dari staf administrasi Anda, dan jelaskan bagaimana tujuan ini sesuai dengan misi dan tujuan perusahaan.

Keberhasilan dan Pengukuran

Untuk memastikan bahwa tujuan administratif Anda layak dan dilaksanakan dengan benar, ukur seberapa sering dan seberapa baik mereka tercapai. Misalnya, staf Anda dapat mencapai sasaran tepat waktu, tetapi hasilnya mungkin tidak sesuai dengan "kerja bagus". Di sisi lain, staf administrasi Anda mungkin kehilangan tenggat waktu dan membutuhkan waktu lebih lama untuk mencapai tujuan, tetapi pada akhirnya dapat menjalankan tugas dengan sempurna. Dalam salah satu dari kasus ini, Anda mungkin perlu menilai apakah tujuan yang Anda bagikan realistis dan dapat dicapai sejak awal. Ini akan memungkinkan Anda untuk menetapkan tujuan yang lebih praktis ke depan.