Elemen Dasar Komunikasi Bisnis

Komunikasi bisnis muncul dalam banyak bentuk dalam suatu organisasi. Perusahaan berkomunikasi dengan klien melalui situs web, laporan atau terbitan berkala. Komunikasi internal termasuk telepon, pesan suara, buletin perusahaan dan sistem email in-house, untuk beberapa nama. Dalam semua kasus, apakah komunikasi bisnis internal atau eksternal bagi perusahaan, tiga elemen mendasar untuk keberhasilannya adalah kejelasan, struktur, dan mengenal audiens Anda.

Kejelasan

Menulis atau berkomunikasi dengan jelas mungkin merupakan elemen komunikasi yang paling penting. Komunikasi bisnis yang efektif langsung pada pokok permasalahan, katakan dengan tepat apa yang dimaksud tanpa memasukkan kata-kata ganda dan disampaikan dalam istilah yang sesederhana mungkin. Penggunaan bahasa umum, alih-alih akronim industri yang hanya diketahui segelintir orang, membuat komunikasi lebih tersedia bagi pendengar atau pembaca dan mudah dipahami.

Struktur

Seperti halnya dongeng yang baik, komunikasi bisnis membutuhkan awal, pertengahan, dan akhir. Mengikuti struktur logis ini mudah bagi pembaca atau pendengar, karena merupakan salah satu yang diajarkan oleh kebanyakan orang. Gunakan struktur ini untuk segala jenis media komunikasi, laporan, email atau pesan suara; juga menggunakannya selama rapat perusahaan. Bersikap singkat dan jangan terlalu banyak bertele-tele, dan pesan Anda harus disampaikan.

Hadirin

Pahami audiens Anda. Saat Anda berkomunikasi dengan pelanggan, pilih bahasa yang akan ia pahami, daripada terminologi yang di luar pengetahuannya. Konsep yang sama berlaku ketika berbicara dengan teman sebaya atau anggota tim in-house lainnya. Akronim dapat menghemat ruang, tetapi kebanyakan orang tidak akan tahu apa artinya; komunikasi tertulis yang dihasilkan terlihat seperti sup alfabet. Alamat topik Anda ke audiens Anda - jangan memaksa audiens Anda agar sesuai dengan topik.

Konsistensi

Konsisten dalam komunikasi Anda; jangan mengambil sikap menentang, yang hanya berfungsi untuk membingungkan pendengar atau pembaca. Pilih sisi masalah yang ingin Anda dukung dan patuhi. Menggunakan suara dan gaya yang konsisten membantu audiens untuk terlibat dengan pesan dan mengembangkan kepercayaan pada perusahaan atau produk Anda. Orang tidak mungkin mempercayai informasi yang terkandung dalam pesan yang tidak konsisten atau bertentangan.

Medium

Gunakan media yang tepat untuk mengatasi audiens Anda. Jika pesan meminta surat pribadi atau email, gunakan media itu untuk pesan tersebut. Namun, jika itu memerlukan komunikasi suara-ke-suara atau tatap muka, email adalah pilihan yang salah. Media yang digunakan untuk komunikasi bisnis memberikan kredibilitas pesan, jadi tetap dengan media yang mendukung pesan.

Pesan Populer