Ide Pengarsipan & Organisasi

Sebanyak yang Anda ingin percaya bahwa Anda hidup di era digital sepenuhnya, masih ada banyak dokumen kertas yang digunakan setiap hari. Sebagian besar kontrak memerlukan tanda tangan asli dengan tinta, faktur dan slip kemasan dicetak dan dikirimkan dengan setiap pesanan dan dokumen penawaran biasanya dicetak dan diikat ke dalam sebuah buku. Anda perlu menggunakan ide pengarsipan dan organisasi untuk memastikan Anda dapat dengan mudah mengakses makalah penting.

Pengarsipan

Jika Anda mengizinkan file yang aktif untuk dicampur dengan file yang diarsipkan, maka itu dapat membuat menemukan dokumen saat ini lebih sulit daripada yang seharusnya. Buat dua sistem pengarsipan di dalam lemari arsip Anda. Jadikan bagian atas file kabinet aktif Anda, dan bagian bawah file arsip Anda. File yang diarsipkan biasanya membutuhkan ruang lebih, jadi beri lebih banyak ruang laci di lemari arsip Anda untuk file-file itu. Tempatkan file yang aktif di bagian atas kabinet untuk memudahkan akses, dan letakkan file yang diarsipkan di bagian bawah.

Pengodean Warna

Ketika Anda melihat laci lemari file yang penuh dengan folder manila mereka semua dapat mulai terlihat sama. Salah satu cara Anda dapat membuat menemukan file yang tepat lebih mudah adalah dengan menggunakan sistem kode warna pada folder file Anda. Anda dapat membeli stiker berwarna untuk folder file Anda di toko peralatan kantor mana pun. Anda dapat menggunakan warna untuk menunjuk departemen yang berbeda, membedakan file keuangan dari nonkeuangan atau memecah file berdasarkan tanggung jawab eksekutif. Untuk membantu orang lain menggunakan sistem kode warna Anda, buat panduan pada kertas berukuran 8 1/2 inci kali 11 inci yang memiliki stiker di atasnya beserta apa yang dimaksudkan untuk diwakili oleh stiker tersebut.

Sub-Folder

Jika Anda memiliki informasi yang dapat dipisahkan dengan mudah ke dalam sub-kategori, maka Anda harus menggunakan sub-folder untuk membantu mengajukan informasi tersebut. Misalnya, jika Anda memiliki serangkaian file untuk masing-masing dari 50 negara, gunakan 50 sub-folder untuk memisahkan informasi dalam sistem pengarsipan Anda. Sub-folder dapat membantu Anda memisahkan faktur aktif dari faktur berbayar, memecah catatan personel departemen yang berbeda atau menyimpan semua informasi untuk setiap pesanan pembelian yang dikelompokkan bersama dengan nomor pesanan pembelian.

Tetap Terorganisir

Buat aturan kantor bahwa hanya sekelompok kecil orang yang ditunjuk diizinkan untuk menarik file dan memasukkan file kembali ke dalam kabinet. Jika Anda mengizinkan siapa pun di perusahaan mengakses file, maka pada akhirnya sistem pengarsipan akan diabaikan dan akan ada kebingungan. Hanya izinkan orang-orang tertentu yang mengetahui sistem untuk menarik file bagi mereka yang membutuhkannya, dan mengembalikan file ketika sudah selesai.