Hukum Pemantauan Penggunaan Komputer Karyawan

Hak karyawan atas privasi seimbang dengan hak pengusaha untuk memantau operasi bisnis. Kemajuan teknologi menghadirkan masalah privasi baru yang kompleks dan sistem hukum masih berusaha mengejar ketinggalan. Perusahaan khawatir bahwa karyawan akan menyalahgunakan hak istimewa sistem komputer mereka ketika mereka berpikir tidak ada yang menonton. Undang-undang federal dan negara bagian bersifat fleksibel. Hukum Texas, misalnya, memungkinkan perusahaan untuk menulis kebijakan mereka sendiri.

Kekhawatiran Perusahaan

Lompatan besar dalam teknologi sering berarti bahwa karyawan yang lebih muda lebih tahu tentang komputer daripada manajemen. Pengusaha khawatir bahwa komputer perusahaan akan digunakan untuk menyalin perangkat lunak, menyediakan akses tidak sah ke dalam basis data perusahaan atau menyabot file perusahaan. Pengawas ingin tahu apakah karyawan menghabiskan terlalu banyak waktu bermain game komputer atau menggunakan komputer kantor untuk proyek pribadi. Akhirnya, majikan dapat dianggap bertanggung jawab atas email apa pun yang dikirim dari kantor, sehingga mereka ingin menghindari penyalahgunaan, seperti pelecehan, ancaman, virus, dan pengungkapan informasi yang tidak sah.

Hak Pemberi Kerja

”Karyawan yang menggunakan komputer perusahaan tidak memiliki ekspektasi privasi yang wajar mengenai apa yang mereka lakukan pada komputer itu, ” lapor The Law Firm Galo, pakar hukum ketenagakerjaan dan ketenagakerjaan di San Antonio. Pengusaha dapat menyimpan email yang dikirim pada sistem dan mencari korespondensi masa lalu selama melayani tujuan bisnis yang valid. Jika email Anda melanggar kebijakan perusahaan, majikan Anda dapat memecat Anda dan pemecatan akan ditahan di pengadilan. Hanya karena penyelia dapat melihat file komputer bawahan, bagaimanapun, tidak berarti siapa pun bisa. Jika majikan memiliki kebijakan privasi yang dinyatakan, mereka harus mengikuti aturan mereka sendiri.

Kebijakan dan Perlindungan Perusahaan

Untuk mencegah pengungkapan informasi yang tidak sah, gunakan kata sandi yang dijaga dengan hati-hati. Sistem kata sandi memberi karyawan kunci dan kunci untuk informasi elektronik mereka. Pastikan Anda tahu siapa yang memiliki akses ke akun yang dilindungi kata sandi, karena administrator sering kali dapat menimpa kata sandi tingkat rendah. Kebijakan terbaik ditulis dan diposting atau dibagikan dengan setiap karyawan. Dengan begitu, pemberi kerja dan karyawan memiliki pemahaman yang sama tentang "ekspektasi privasi yang wajar." Universitas Houston memposting "Penggunaan Sumber Daya Komputasi yang Tepat" secara online untuk karyawan dan mahasiswa, misalnya. jelas pribadi dan tidak terkait bisnis kecuali dinyatakan secara eksplisit dalam kebijakan. Membaca email pribadi seseorang sama dengan mendengarkan panggilan telepon pribadi dan tidak ada yang diizinkan oleh hukum.

Rahasia pribadi

Pastikan setiap karyawan membaca dan menandatangani kebijakan penggunaan dan pemantauan Anda. Gunakan definisi luas tentang komputer, email, Internet, ponsel pintar milik perusahaan, untuk melindungi Anda melalui kemajuan teknologi. Tetapkan tindakan yang dilarang dan berikan contoh spesifik. Perusahaan harus memiliki hak untuk memantau setiap dan semua penggunaan data elektronik untuk kepatuhan kebijakan. Texas Workforce menyarankan Anda “Pastikan karyawan tidak memiliki ekspektasi privasi yang wajar dalam penggunaan sumber daya elektronik perusahaan mereka, ” dan ingatkan karyawan bahwa “karena semua properti perusahaan (hanya itu) hanya digunakan untuk keperluan yang berhubungan dengan pekerjaan.”

Bukti Kesalahan

Ketika Anda mendisiplinkan karyawan berdasarkan aktivitas komputer atau Internet, pastikan Anda memiliki salinan semuanya. Mintalah seorang ahli komputer mengumpulkan salinan digital dan fisik dari pesan email, file komputer dan riwayat penggunaan yang mengandung bukti pelanggaran. Anda harus memiliki bukti di tangan dalam kasus klaim pengangguran atau gugatan diskriminasi.