Format Dokumentasi untuk Prosedur Kebijakan ISO

Beberapa bisnis memilih untuk disertifikasi oleh Organisasi Internasional untuk Standardisasi. Organisasi menetapkan standar untuk praktik bisnis global umum dan berupaya untuk meningkatkan kualitas dan efisiensi. Salah satu persyaratan untuk mempertahankan sertifikasi ISO adalah mematuhi format dokumentasi khusus, untuk sistem komunikasi internal perusahaan, manual mutu dan prosedural, serta catatan. Dokumentasi ISO 9000 untuk kebijakan dan prosedur perusahaan berupaya untuk menstandarisasi jenis inisiatif ini di antara usaha kecil, menengah, dan besar.

Sertifikasi ISO

Setiap perusahaan yang ingin menjadi tersertifikasi ISO harus menerapkan sistem kualitas yang memenuhi standar ISO, menurut ISO.org. Bagian dari proses sertifikasi melibatkan audit internal dan independen dari sistem perusahaan. Organisasi dapat memilih untuk menyewa agen pihak ketiga yang berspesialisasi dalam audit sertifikasi ISO atau meminta klien melakukan audit. Terlepas dari sumber audit eksternal, standar sertifikasi ISO mensyaratkan bahwa perusahaan melakukan pemeriksaan mandiri secara teratur untuk memastikan sistem mutu memenuhi janjinya.

Tujuan Kualitas

Sertifikasi ISO mengharuskan perusahaan untuk mendokumentasikan tujuan dan kebijakan kualitas mereka secara keseluruhan. Sasaran mutu perusahaan harus menunjukkan kesediaan organisasi untuk memenuhi tuntutan layanan pelanggannya. Tujuan keseluruhan biasanya akan menunjukkan bahwa perusahaan memiliki sistem kualitas yang mapan, dengan prosedur operasi standar yang memastikan tingkat kualitas minimum terpenuhi untuk produk dan layanannya. Bagian dokumentasi perusahaan ini biasanya terdiri dari ringkasan tentang bagaimana organisasi merespons potensi masalah kualitas.

Manual Kualitas

Perusahaan yang ingin mematuhi standar sertifikasi ISO harus menyusun manual kualitas. Tujuan utama dari manual ini adalah untuk merinci bagaimana bisnis akan memenuhi ambang batas kualitas tertentu. Di bawah sertifikasi ISO, perusahaan tidak harus mengikuti format manual kualitas tertentu. Manual kualitas biasanya perlu menyertakan bagian dan topik tertentu. Manual harus menetapkan kebijakan dan prosedur apa yang akan ditangani dan diimplementasikan, tujuan utama kebijakan, dan siapa yang akan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa karyawan mematuhinya.

Prosedur

Standar ISO menentukan bahwa organisasi mendokumentasikan prosedur mereka untuk jenis kegiatan bisnis tertentu. Kegiatan yang memerlukan prosedur terperinci termasuk pengendalian dokumen dan catatan, audit internal, pengendalian produk cacat, tindakan korektif, dan tindakan pencegahan. Standar ISO memberikan beberapa fleksibilitas dalam bagaimana berbagai organisasi dapat mendokumentasikan jenis kebijakan ini. Misalnya, usaha kecil mungkin menetapkan hanya satu prosedur terdokumentasi untuk mengendalikan dokumen dan catatan. Organisasi yang lebih besar mungkin memiliki prosedur terpisah untuk setiap jenis catatan.

Instruksi

Selain memberikan dokumentasi tentang prosedur, perusahaan juga harus merinci bagaimana karyawan melakukan tugas pekerjaan tertentu. Misalnya, organisasi manufaktur biasanya akan memiliki panduan prosedural untuk setiap tahap atau fungsi dalam proses perakitan. Pengembang perangkat lunak dapat mendokumentasikan bagaimana perusahaan menguji programnya sebelum rilis pasar. Pengembang perlu mendokumentasikan setiap tahap proses pengujian dan langkah-langkah apa yang ada untuk memperbaiki segala cacat.