Solusi Penyalinan Faks yang Ekonomis untuk Kantor Bisnis Kecil

Mesin fotokopi dan faks bisa menjadi pengeluaran yang signifikan, dengan beberapa mesin kelas atas berharga puluhan ribu dolar. Namun, membuat salinan dan mengirim faks juga dapat menjadi bagian penting dari bisnis Anda untuk semuanya, mulai dari pencatatan dan penagihan hingga pengiriman surat dan kontak pemasok. Dihadapkan dengan perlunya peralatan faks dan fotokopi dan tingginya biaya perangkat, usaha kecil dapat mempertimbangkan beberapa opsi ekonomis lain untuk kebutuhan salinan dan faks mereka.

Menyewa Mesin Faks dan Salin

Banyak usaha kecil lebih suka menyewa peralatan kantor yang mahal untuk mengurangi biaya awal melakukan pembelian besar. Bergantung pada kontrak layanan, leasing dapat membantu Anda menghindari biaya perbaikan mesin fotokopi atau faks Anda saat terjadi masalah. Ini adalah keuntungan yang sangat berharga dalam kasus mesin fotokopi yang, karena tekanan mekanis dari begitu banyak bagian yang sensitif, rentan terhadap kerusakan. Beberapa perusahaan penyewaan peralatan kantor juga memberikan diskon kepada klien mereka untuk aksesori atau barang seperti kartrid toner.

Alasan untuk Membeli Outright

Meskipun leasing memberikan stabilitas keuangan melalui pembayaran bulanan tetap, itu mungkin menjadi pilihan yang lebih mahal dari waktu ke waktu untuk usaha kecil tertentu. Bisnis yang tidak menggunakan peralatan faks dan fotokopi cukup sering atau cukup intensif untuk mengambil risiko kerusakan besar atau menghabiskan banyak toner mungkin merasa lebih nyaman untuk membeli sistem dasar secara langsung. Untuk usaha kecil dengan anggaran yang ketat, opsi pembiayaan yang berbeda dapat mengurangi biaya awal dan beberapa peralatan bekas yang diskon mungkin tersedia dari bisnis lokal lainnya.

Solusi Alur Kerja

Mesin faks dan fotokopi termurah adalah yang tidak Anda beli. Sebelum Anda terburu-buru membeli atau menyewakan mesin, pastikan Anda membutuhkannya dan tidak dapat mengganti fungsinya dengan peralatan dan proses lain. Mengirim faktur PDF dan berkomunikasi dengan klien dan pemasok Anda secara digital, misalnya, dapat sepenuhnya menghilangkan kebutuhan akan mesin faks. Pemindai yang relatif murah juga dapat membantu Anda membuat salinan digital dokumen, memungkinkan printer untuk menggantikan peran mesin fotokopi. Pertimbangkan dengan cermat biaya dan manfaat dari opsi ini, menghitung biaya cetak per halaman versus menyalin - yang sangat bervariasi tergantung pada peralatan Anda - untuk menentukan pilihan terbaik untuk bisnis kecil Anda.

Layanan Faks Internet

Dalam hal mesin faks, layanan faks Internet dapat menjadi pilihan yang nyaman dan ekonomis untuk usaha kecil tertentu. Operator seperti FaxZero, Nextiva, MyFax dan eFax memberi Anda akun dan nomor faks untuk menerima faks, namun Anda menerima faks sebagai format dokumen digital. Anda juga dapat mengirim dokumen digital yang akan dicetak dari mesin faks di ujung penerima. Layanan ini membantu Anda menghindari biaya membeli mesin dan persediaan faks. Paket layanan dasar berkisar dari $ 14 hingga $ 20 sebulan.